Как влияет дата оплаты больничного на отчетность по НДФЛ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как влияет дата оплаты больничного на отчетность по НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Глава 4 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» регулирует порядок назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности.
Срок начисления больничного и расчета НДФЛ
Работодатель назначает сотруднику указанное пособие, если сотрудник представил работодателю больничный в течение 6 месяцев после восстановления трудоспособности (п. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). В случаях истечения полугодового срока решение о назначении пособия принимается территориальным органом ФСС при наличии уважительных причин.
Назначить (рассчитать) пособие надлежит в соответствии с пунктом 1 статьи 15 Закона № 255-ФЗ в течение 10 календарных дней со дня представления сотрудником больничного листа. При назначении пособия рассчитывается сумма, которую следует выплатить сотруднику по больничному листу. Выплачивая пособие по временной нетрудоспособности (как и другой доход), следует удержать НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Получается, что в течение 10 дней необходимо начислить сумму пособия в соответствии с порядком, указанным в статье 13 Закона № 255-ФЗ, и исчислить НДФЛ.
Налог исчисляется на дату фактического получения дохода. Исходя из пункта 1 статьи 223 НК РФ дата фактического получения дохода для пособия по нетрудоспособности определяется как дата реальной выплаты или перечисления дохода сотруднику. При расчете НДФЛ необходимо учесть и налоговый статус сотрудника, и его право на вычеты, и наличие справок о доходе у других работодателей, и т. д. Эти условия могут изменяться и влиять на сумму налога. Поэтому при назначении пособия сотруднику НДФЛ рассчитывается по состоянию на предполагаемую дату выплаты.
Материальная помощь в 6-НДФЛ
Отражение в расчете 6-НДФЛ материальной помощи зависит от того, облагается ли она НДФЛ.
Материальную помощь, которая облагается НДФЛ полностью (т.е. без установления нормативов, ниже которых она не облагается налогом), нужно отразить в расчете 6-НДФЛ.
Также отражайте в расчете 6-НДФЛ материальную помощь, выплаченную свыше необлагаемого размера, если он установлен Налоговым кодексом РФ (например, 50 000 руб.). Материальную помощь, выплаченную в пределах необлагаемого размера, мы рекомендуем отражать в 6-НДФЛ, поскольку ее можно выплатить несколько раз за год и в итоге превысить лимит.
Материальную помощь в размере до 4 000 руб. в расчете 6-НДФЛ также целесообразно отражать по указанной причине. Если вы выплатите ее несколько раз за год и тем самым в одном из периодов будет превышен необлагаемый размер, вся выплаченная помощь (как в пределах лимита, так и сверх него) должна быть отражена в расчете 6-НДФЛ с учетом вычета в размере 4 000 руб. за год.
Помощь, которая полностью не облагается НДФЛ (т.е. без установления нормативов, сверх которых она облагается налогом), в форму 6-НДФЛ включать не нужно. Например, не нужно отражать материальную помощь в связи со смертью работника или члена его семьи.
В разд. 1 расчета 6-НДФЛ налог с материальной помощи отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразите его следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с материальной помощи НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
В разд. 2 расчета сведения о материальной помощи отразите в составе обобщенных показателей следующим образом:
- общую сумму начисленной и выплаченной материальной помощи включите в показатель поля 110;
- необлагаемую часть материальной помощи (сумму вычета) согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика включите в показатель поля 130;
- исчисленный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 140;
- удержанный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 160.
Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ
Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.
Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.
Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
- в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
- в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.
В разд. 2 нужно отразить:
- в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
- в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
- в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.
Срок уплаты НДФЛ по больничным листам
В день выплаты больничного пособия бухгалтер должен удержать НДФЛ со всей суммы пособия. Налог должен быть перечислен до конца месяца, в который производились начисления работнику. Перенос оплаты налоговых отчислений за ПВН на следующий период возможен только при условии, что последний день месяца — не рабочий.
Нюансы отражения пособий по нетрудоспособности в 6-НДФЛ
Заболеть можно в любое время. Но означает ли это, что пособие по болезни на основании больничного листа сотрудники безусловно получат и в 6-НДФЛ эти выплаты должны найти свое отражение? Это не всегда так.
Рассмотрим несколько примеров — как в 6-НДФЛ больничные отражаются по специальным правилам.
Пример 3
После выхода из очередного отпуска штамповщица горячего цеха ООО «СтальЭкспо» принесла в бухгалтерию листок нетрудоспособности — 5 дней она находилась на больничном по уходу за больным ребенком. Больничный лист у нее не приняли и отпуск на «больничные» дни не продлили по следующим основаниям:
- пособия за дни ухода за больным ребенком или членом семьи, совпадающие с отпуском, не выплачиваются (п. 1 ч. 1 ст. 9 закона об обязательном соцстраховании от 29.12.2006 № 255-ФЗ);
- отпуск на период ухода за больным ребенком или родственником не переносится и не продлевается (письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).
В рассмотренном случае при наличии больничного листа пособие не рассчитывается и в 6-НДФЛ не отражается.
Актуальный алгоритм, как отражается больничный лист в 6-НДФЛ в 2020 году.
Начинаем оформление отчетности с раздела 1, где отражается обобщенная информация о расчетах с персоналом. Заполняем в следующем порядке:
- В строчке 020 отражаем все суммы пособий, которые выплачены работодателем в отчетном периоде. Обратите внимание, сумму указываем вместе с подоходным налогом. То есть НДФЛ с больничного в 6-НДФЛ по строке 020 расчета нельзя вычитать из общей суммы начислений.
- В полях 040 и 070 отражаем величину подоходного налога с выплаченных пособий. Указываем НДФЛ, рассчитанный по соответствующим ставкам обложения. В стр. 040 фиксируем размер исчисленного обязательства, а по стр. 070 — уже удержанный налог с пособия.
Особенности исчисления и удержания НДФЛ при выплате больничных
Пособие по временной нетрудоспособности, так же, как и другие виды доходов физлиц, облагаются НДФЛ. Об этом прямо указано в п. 1 ст. 217 НК РФ. Исключение составляет лист нетрудоспособности с кодом 05 («Отпуск по беременности и родам») – данное пособие налогом не облагается.
Исчисление суммы НДФЛ с доходов физлиц должно быть произведено работодателем – налоговым агентом на дату фактического получения дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ). Для пособий по больничным листам датой фактического получения дохода признается день выплаты этого дохода (по больничному листу), согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ.
В соответствии с п. 4 ст. 223 НК РФ обязанность по удержанию НДФЛ с больничных у работодателя возникает в день фактической выплаты дохода (пособия).
То есть по установленным нормам НК РФ даты исчисления и удержания НДФЛ из пособия по временной нетрудоспособности совпадают – исчисление и удержание налога нужно осуществить непосредственно в день выплаты пособия (ближайший после назначения пособия установленный день выплаты зарплаты). Иначе – по нормам Федерального закона № 255-ФЗ от 29.12.2006 г. – в течение 10 календарных дней работодатель обязан исчислить сумму причитающегося пособия работнику, а в ближайший день выплаты этого пособия – по правилам налогового законодательства, исчислить и удержать с больничного НДФЛ.
При расчете НДФЛ с больничных также важно учитывать право на налоговые вычеты, статус налогоплательщика-физлица.
Отдельно следует заметить, что НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности должен быть перечислен налоговым агентом (работодателем) не позднее последнего числа того месяца, в котором была произведена выплата пособия. То есть, если, к примеру, больничный выплачен 10 января 2019 г., следовательно, НДФЛ должен быть перечислен крайним сроком – 31 января 2019 г.
Пошаговая инструкция по заполнению
Рассмотрим, как правильно отражается больничный лист в справке.
Раздел 1:
- В графе 010 вписывается ставка налога.
- В пункте 020 отображается сумма начисленного дохода, дата выплаты которого относится к отчетному периоду.
- В графе 030 указывается сумма налоговых вычетов за указанный период (если они были).
- В строчке 040 отображается сумма исчисленного налога.
Раздел 2:
- В пункте 100 отображается дата выплаты доходов по факту.
- В графе 110 вписывается дата удержания налога.
- В пункте 120 указывается день перечисления НДФЛ в бюджет. Здесь нужно поставить крайний срок, утвержденный законодательством.
- В графе 130 исчисляется сумма дохода.
- В пункте 140 исчисляется сумма налога.
НДФЛ: срок уплаты по больничным листам в 2021 году
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое работодателем, следует облагать подоходным налогом.
Важно! С 2021 года работодатель рассчитывает и выплачивает пособие только за первые три дня болезни и с этой суммы удерживает НДФЛ. Остальное работник получает напрямую от ФСС. Налог со своей части удерживает фонд. Памятку по новым правилам работы с пособиями вы найдете у нас на сайте. Далее в статье ПВН — это сумма пособия первых 3 дней болезни.
Все сроки, которые должен соблюдать работодатель при оформлении больничных листов и выплат по ним, определены в законе «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ (п. 1 ст. 15).
Посмотреть образец заполнения больничного листа при оплате больничного по-новому вы можете в КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе К+ предоставляется бесплатно.
А теперь перейдем собственно к отражению больничного в 6-НДФЛ.
Заполнение 6-НДФЛ с больничным: пример
Переведем таблицу в практическую плоскость и посмотрим, как действия с больничным отразятся в 6-НДФЛ, на конкретных цифрах.
Пример 1
Работник организации болел с 12 по 25 февраля 2021 года. К выполнению трудовых обязанностей он приступил 26 февраля и в этот же день отдал больничный лист бухгалтеру.
По итогам расчетов ему 26.02.2021 было начислено пособие за первые 3 дня болезни в сумме 4 500 руб. Выплата же была произведена в день ближайшей выдачи заработной платы — 09 марта этого же года.
Все эти действия отразятся в отчете за 1 квартал 2021 года и в привязке к его строкам будут выглядеть так.
В разделе 2 пособие войдет в состав следующих строк:
| Строка | Значение |
| 100 | 4 500 |
| 140 | 585 |
| 160 | 585 |
Срок начисления больничного и расчета НДФЛ
Глава 4 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» регулирует порядок назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности.
Работодатель назначает сотруднику указанное пособие, если сотрудник представил работодателю больничный в течение 6 месяцев после восстановления трудоспособности (п. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). В случаях истечения полугодового срока решение о назначении пособия принимается территориальным органом ФСС при наличии уважительных причин.
Назначить (рассчитать) пособие надлежит в соответствии с пунктом 1 статьи 15 Закона № 255-ФЗ в течение 10 календарных дней со дня представления сотрудником больничного листа. При назначении пособия рассчитывается сумма, которую следует выплатить сотруднику по больничному листу. Выплачивая пособие по временной нетрудоспособности (как и другой доход), следует удержать НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Организация выплатила работнику 15 августа 2020 года пособие по временной нетрудоспособности. Начисленная сумма – 8400 руб., удержанный НДФЛ – 1092 руб. Покажем, как бухгалтер отразит пособие в форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года.
В разделе 1 бухгалтер включит 8400 руб. в показатель доходов по строке 020. Начисленный НДФЛ 1092 руб. бухгалтер запишет в строке 040. И эту же сумму включит в строку 070, так как НДФЛ удержали в августе.
В разделе 2 бухгалтер заполнит отдельный блок для пособия. В строках 100 и 110 запишет 15.08.2019, в строке 120 – крайний срок уплаты НДФЛ 02.09.2019. НДФЛ с больничных следует перечислить не позднее последнего дня месяца. Однако 31 августа 2020 года выходной. Поэтому срок переносится на следующий рабочий день. Заполненный фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ смотрите ниже.
Правительство РФ каждый год пытается модернизировать порядок поддержки семей с новорожденными детьми. Наиболее действенной является поддержка именно материального характера. Соответствующее пособие представляет собой единовременную выплату, которая может быть назначена в случае принятия лицом решения об уходе в декретный отпуск.
При этом временные рамки самого отдыха могут быть следующими:
Вышеуказанные сроки в полной мере раскрываются в положениях действующего федерального законодательства. В подавляющем большинстве случаев размер пособия достигает 100% от средней заработной платы лица за последние 2 года.
Стоит отметить, что такие средства могут быть получены:
- на месте постоянной трудовой деятельности;
- в территориальном отделении государственного органа, отвечающего за социальную защиту населения;
- в любом региональном отделении ФСП.
Если, в зависимости от самых разнообразных причин, средний размер заработка составляет меньше установленного на территории РФ МРОТ, то сумма пособия округляется до установленного в регионе минимума.
Как отражать перечень денежных сумм бюллетеня в 1 квартале за месяц декабрь прошлого года: наглядный пример
Работнику М. предприятия «Промлайт» выдали листок, свидетельствующий о нетрудоспособности по причине болезни на период с 15 декабря до 25 декабря 2021 года включительно. Закрытый документ представленного типа предоставлен сотрудником уже 26 декабря 2021 года. Отпускной доход в качестве больничного пособия составил 10 тыс. руб. Сумму в полном объеме была выплачена 29.12.2019. В этом случае отчет отражает следующую информацию:
- 020 – 10 тыс. руб.;
- перерасчет по графам 040 и 070 – 1 тыс. 300 руб.;
- 100 и 110 – 29 декабря 2021 года;
- 120 – 31 декабря 2021 года;
- 130 – 10 тыс. рублей;
- 140 – 1 тыс. 300 рублей.
Порядок назначения и выплаты пособия
Все важные особенности порядка назначения, исчисления и выплаты пособий по листам нетрудоспособности застрахованных работников закреплены в гл. 4 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» № 255-ФЗ от 29.12.2006.
Согласно п. 1 ст. 12 данного закона, сотрудник имеет право обратиться к работодателю с просьбой о выплате пособия по листку временной нетрудоспособности в течение полугода со дня закрытия больничного листка. А в течение 10 календарных дней с момента обращения физлица работодатель обязан назначить и исчислить данное пособие (в соответствии с п. 1 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ). Оплату больничного нужно произвести в ближайший после назначения (исчисления) пособия день, который установлен работодателем для выплаты заработной платы (п. 1 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ). Причем следует заметить, что пособие может быть выплачено не только в день выдачи зарплаты работнику, но и ранее, если это установлено внутренним распорядком в организации.
Важно обратить внимание, что по Пилотному проекту ФСС работодатель обязан оплатить только первые три дня болезни, за остальные – платит ФСС (п. 6 Постановления Правительства РФ от 21.04.2011г. № 294 (ред. от 01.12.2018). Исключение составляют лишь больничные по коду 09 «Уход за больным членом семьи» – их полностью оплачивает фонд. А также пособие по листу нетрудоспособности с кодом 05 «Отпуск по беременности и родам» оплачивается строго за счет средств ФСС. При зачетной системе страхователь обязан выплачивать все пособия в полном объеме, а затем уменьшать сумму страховых взносов на сумму понесенных расходов.