Служебная записка о командировке
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка о командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?
В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.
Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность.
***
Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.
Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.
***
Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Служебная записка о направлении в командировку
Составляется в той ситуации, если сотрудника нужно отправить в командировку. Отправителем является непосредственный руководитель сотрудника.
Директору ООО «Вектор-сталь» Сидорову И.И. От руководителя отдела продаж Иванова В. В.
В связи с появлением крупного клиента из другого города, который не имеет возможности посетить Москву, прошу командировать менеджера по проектам Петрова П. П. в город Санкт-Петербург. Предполагаемая длительность командировки: с 16 февраля по 20 февраля.
Также прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:
— 10 000 на проживание в гостинице. — 5 000 на питание. — 3 000 на транспорт.
- В бумаге нужно обосновать необходимость командировки, дату поездки, город, в который направляется специалист.
- Нужно указать сведения о сотруднике: ФИО, должность.
- Если требуется, можно дополнить записку просьбой о выделении командировочных средств.
Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.
Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:
- провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
- поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
- провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
- транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.
Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.
За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.
Положение о служебных командировках — образец 2020
- Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
- Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
- Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
- Описание в положении процесса направления в командировку
- Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020
- Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году
- Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
- Положение о командировках про оплату суточных
- Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
- Итоги
Кто подпишет служебную записку на командирование
Служебную записку с просьбой отправить в командировку может оформить и подписать как отправляемый в командировку сотрудник, так и его непосредственный начальник. Нужно лишь помнить, что далеко не всех работников можно отправлять в командировку без их согласия. Требуется согласие от женщин, воспитывающих детей до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до пяти лет, инвалидов, иностранных сотрудников. И если всё же требуется отправить такого сотрудника, то в служебной записке он пишет о своём согласии отправиться на исполнение командировочного задания. Такая бумага станет основой для составления приказа о командировании.
А вот приказ о командировании подпишет должностное лицо (руководитель то есть), обладающее полномочиями командировать своих сотрудников. А работник должен ознакомиться с этим приказом под роспись.
Служебная записка для командировки
Большинство руководителей предприятий отправляют своих сотрудников в служебные командировки по различным целям. В данной статье мы разберем основное понятие о служебной командировке, как она составляется и основные требования к составлению данной записки.
Общее понятие о служебной записке Служебная записка — это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке.
Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.
Образец служебной записки на отправку в командировку Служебка на командировку — предназначение Роль служебки на командировку в году, как и раньше, оправдательная и подтверждающая. Посмотрим, в каких случаях, она может быть полезной компании.
Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка.
В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.
Командировки позволяют направлять сотрудников в деловые и служебные поездки в структурные подразделения организации или к фирмам-партнерам, расположенным в других городах или даже странах.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Если командировка была запланирована давно, то приказ о ней кадровая служба компании подготовит на основании плана.
Но если ситуация не терпит отлагательств и необходимость поездки появилась только сейчас, то быстро оформить ее вне графика можно через служебную записку. Именно она станет достаточным основанием, чтобы издать приказ на командировку.
Служебная записка на командировку как основание для издания приказа
В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
- Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
- Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
- В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
- Кратко озаглавливаем документ.
- Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
- Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.
Служебная записка на командировку как основание для издания приказа
В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
- Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
- Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
- В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
- Кратко озаглавливаем документ.
- Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
- Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.
Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки
При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много. Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания. При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.
Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:
- транспорте, принадлежащем предприятию;
- личном автомобиле или другом транспортном средстве;
- пассажирском транспорте третьих физических лиц.
Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:
- путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
- квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.
Как написать заявление на командировку?
Написание заявления на командировку не нужно, достаточно приказа, где изложены:
- ФИО и должность направляемого работника;
- период и цель поездки (участие в конференции, работе ревизионной комиссии, в судебном заседании и т. д.).
Направлению в командировку может предшествовать служебная записка. Временные рамки законом практически не ограничены – от одного дня до одного года. В некоторых случаях возможно составление и выдача командировочного удостоверения.
На федеральном уровне, государство гарантирует защиту прав и законных интересов отдельных работников, устанавливая в ТК РФ перечень субъектов, которые могут быть отправлены в должностную поездку только с их согласия. Это согласие оформляется путем написания соответствующего заявления. К таким сотрудникам можно отнести следующих лиц которые:
- содержат детей-инвалидов или детей до 3-х лет;
- содержат отца с матерью или других родственников;
- самостоятельно растят детей, которым нет 5 лет.
Написанное заявление передается сотруднику кадрового отдела, как правило, за день или два до даты отъезда. Форма заявления на командировку произвольная, на государственном уровне типового образца нет. Соответственно, каждая организация вправе самостоятельно разработать форму анализируемого документа.
Форма и структура заполнения служебной записки
В законодательных актах не зафиксировано каких-либо строгих требований, которые должны быть выполнены работником при оформлении служебной записки на командировку. В связи с этим, трудящийся имеет право по собственному усмотрению заполнить данную отчетность. Как правило, записка оформляется на фирменном бланке, разработанном в компании, а если такового нет, то на обычном чистом листе формата А-4. К основным правилам внесения сведений, которые требуют соблюдать работодатели, относятся:
- В шапке документа (в правом верхнем углу), располагаются личные сведения о нанимателе: ФИО, а также занимаемая им должность, указывается наименование компании;
- Далее указывается структурное подразделение, руководитель которого стал инициатором для направления подчиненного в командировку;
- В противоположном верхнем левом углу, перечисляются все подразделения организации, которые тем или иным образом примут участие в организации деловой поездки сотрудника;
- Наименование документа;
- Индивидуальный номер, который необходимо присвоить служебной записке;
- Дата оформления документа;
- Обращение к руководителю организации, например: «Уважаемая Ирина Константиновна»;
- Текстовая часть служебной записки должна содержать подробное изложение обстоятельств, на основании которых сотрудник обязан отбыть в деловую поездку, обозначается личность командируемого, длительность выезда, а также сумма финансов, которую следует предоставить лицу для покрытия нужд в отъезде;
- ФИО обращающейся стороны, его должность и личная подпись.
Какие документы нужны для командировки в 2020 году
Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а ее срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.
Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки
за работником сохраняется место (его нельзя уволить)
и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.
В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нем указывают:
- что может быть целью рабочей поездки;
- кого могут отправлять в командировку;
- каков размер суточных для командировочных по России
и за границей; - какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
такси).
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.
Служебная записка на командировку — образец 2019, пример, форма
Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:
- Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
- Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
- Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
- Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
- Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
- Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
- Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
- Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.