Депонирование заработной платы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Депонирование заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работодатель должен выплатить заработную плату не позднее 15 календарных дней со дня окончания расчетного периода. Конкретная дата и сроки выплаты дохода устанавливаются правилами внутреннего распорядка и отмечаются в трудовом договоре каждого сотрудника (ст. 136 ТК РФ).

Что такое депонирование заработной платы?

Существует две основные формы выплаты зарплаты: наличными через кассу предприятия и перечислением на расчетный счет сотрудника. Если при перечислении на банковский счет личное присутствие сотрудника на работе необязательно, то с выдачей наличных дело обстоит совсем иначе.

Получить денежные средства работник может как лично, так и доверить это третьему лицу. Если в установленный день зарплата не выплачена, ее депонируют (сохраняют).

На бухгалтерском языке депонирование заработной платы — отражение в учете и первичке сумм заработной платы, неполученных сотрудниками.

В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?

Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.

Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:

Как депонирование заработной платы отражается в бухгалтерском учете: составляем проводки

Если депонирована невыданная зарплата — проводка должна найти свое отражение в соответствующих финансовых документах. Как правило, при депонировании наличности составляется не одна, а несколько проводок, которые фиксируют не только перевод средств в разряд депонированных, но и их дальнейшее движение на расчетный банковский счет и обратно в кассу с целью последующей выдачи работникам.

Учет депонированной заработной платы на предприятиях выполняется в следующем порядке:

1. Депонирована невыплаченная заработная плата — проводка выглядит следующим образом:

Если сумма осталась невостребованной

Требования на возврат депонированного заработка работник вправе предъявить в продолжение трехлетнего периода после его возникновения. По окончании выделенного времени средства зачисляются на внереализационные доходы предприятия.

Процедура списания оформляется несколькими документами:

• Необходимо проведение инвентаризации расчетов, составление соответствующего акта с перечислением отдельных фамилий сотрудников.
• Бухгалтерская справка с указанием даты и причины возникновения задолженности.
• На основании двух предыдущих документов издается приказ руководителя о списании задолженности по заработной плате на доходы компании.

Без соответствующих документов операция считается незаконной. Учет и оформление организовывается в последний день месяца, когда истекло время исковой давности.

Работодатель несет ответственность на законодательном уровне за невыплату депонированных средств. Объектом контроля являются все операции по правильному оформлению и своевременному перечислению таких сумм.

Все операции находят свое отражение в бухгалтерском учете с помощью проводок.

Составление реестра депонированных сумм

При наличии невостребованного остатка по ведомости кассир производит запись напротив фамилии получателя в месте внесения подписи «депонировано». В конце ведомости на оплату указывается суммы, фактически выплаченные работникам и подлежащие депонированию. На основании произведенной операции кассир должен составить реестр депонированных сумм или внести запись в открытый ранее документ.

В реестре указываются:

• Данные предприятия, используемые во внутреннем обороте.
• Дата составления документа.
• Период выдачи, за который возник остаток неполученных средств.
• Номер и дата ведомости, по которой производилась выплата.
• Данные о сотруднике – должность, ФИО, табельный номер.
• Депонированная сумма.
• Выведенный итог по реестру.
• Данные о кассире, осуществившем операцию.
• Сведения об РКО, по которому производится выдача депонента.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. В каком документе устанавливается срок хранения денежных средств в кассе для расчетов с работниками по оплате труда?

Предприятия определяют предельный срок хранения средств сверх лимита в размере суммы по ведомости в учетной политике. Максимально допустимый период составляет 5 дней согласно указаниям ЦБ РФ.

Вопрос №2. Необходимо ли хранить реестры депонированных сумм в составе первичной документации?

Наказания за отсутствие реестров не предусмотрено, но в случае использования документа в учете кассовых операций хранение необходимо осуществлять в 5летний срок, установленный для остальных форм бухгалтерского учета.

Вопрос №3. В какой форме работник должен обратиться в кассу для получения неполученной в срок суммы?

Применяется устная либо письменная форма в зависимости от порядка документооборота, принятого на предприятии.

Вопрос №4. Как производится выдача заработной платы в филиалах предприятия?

При наличии обособленных подразделений на предприятиях утверждаются раздатчики –лица из числа сотрудников, право которых устанавливается приказом. При близости расположения филиала срок выдачи совпадает с периодом выплат по предприятию. В случае отдаленности расположения обособленных рабочих мест сумма выдается раздатчику под отчет.

Вопрос №5. Как узаконить использование разработанных предприятием реестров и книг учета депонентов?

Формы, самостоятельно разработанные предприятием, утверждаются в виде приложений к приказу об учетной политике.

Счет депонированной заработной платы

Когда никто вовремя не приходит за своей зарплатой, бухгалтер должен её депонировать. То есть оставить у себя на хранении на несколько дней. Но нельзя хранить её в кассе предприятия, её нужно вернуть в банк.

Не нужно открывать специальный счёт, необходимо вернуть средства на расчётный счёт предприятия, которое выступает в роли работодателя. Когда «опоздавший» сотрудник обратится за получением своих средств, бухгалтеру нужно будет:

• проверить, есть ли в кассе нужная сумма денежных средств. Если да, то нужно просто оформить расходный кассовый ордер, выдать деньги работнику, а его попросить расписаться в документе;
• если нужной суммы нет, сделать запрос в банк на снятие с расчётного счёта определённой суммы. Если предприятие работает по системе «онлайн-банкинг», то проблем с подачей запроса не будет. Если же предприятие не пользуется онлайн услугами банка, то необходимо ехать в отделение банка с документами на выдачу определённой суммы денег;
• когда эти средства «приедут» из банка, бухгалтер должен составить РКО, выдать деньги работнику и дать ему подписать документ.

Депонированная зарплата

В расходной (платежной) ведомости напротив фамилии каждого сотрудника, который получил зарплату, должна стоять его собственноручная роспись. По истечении трех дней, отведенных на выдачу зарплаты, кассир подсчитывает общую сумму выданных средств, оформляет на нее расходный ордер и указывает ее в ведомости. А напротив фамилий тех сотрудников, которые в этот период по каким-либо причинам зарплату не получили, пишет «депонировано».

Сумма депонированной зарплаты, то есть неполученной, тоже подсчитывается отдельно и вносится в ведомость. После того как главный бухгалтер предприятия сверит все записи в ведомости и скажет, что все в порядке, депонированная сумма наличных снова вернется в банк.

Что такое депонированная заработная плата

Сам термин происходит от французского слова «dépôt» — то есть хранилище, склад.

В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» — место стоянки подвижного состава железных дорог.

Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» — хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.

Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана — понятно: работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо не выйти на работу в дни выдачи заработной платы.

Но кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника, потому что нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки её выдачи. Если работодатель в платёжной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней.

Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.

Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платёжных либо расчётно-платёжных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись.

В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована.

То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.

Отметим, что сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.

В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платёжной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платёжной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.

Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.

В таком реестре рекомендуется указывать табельный номер сотрудника, его фамилию и инициалы, расчётный период за который не выплачена заработная плата, сумму задолженности и номер платежной ведомости.

Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель — налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.

Учет депонированной заработной платы

Рассматриваемая процедура отражается в учете посредством составления необходимых корреспонденций счетов бухгалтерского учета. Так, когда депонируется заработная плата, проводка должна отражаться в соответствующих документах.

При этом в процессе фиксации депонирования, составляются несколько проводок, в частности, отражающие перевод средств в разряд депонированных, их передача обратно на банковский счет, а также их возврат банком для выдачи сотрудникам.

Учет подобной оплаты труда в компаниях оформляется соответствующими проводками:

1. Д-т 70 – К-т 76.4 – депонирование невыданных денежных средств.
2. Д-т 51 – К-т 50 – перечисление депонированных сумм на счет предприятия или компании в банке.
3. Д-т 50 – К-т 51 – получение от банка наличных средств для выплаты депонированных сумм сотруднику.
4. Д-т 76.4 – К-т 50 – непосредственная выдача ранее невыплаченных сумм работнику хозсубъекта.
5. Д-т 76.4 – К-т 91 – максимальный период хранения депонированной зарплаты истек, сумма зачисляется в доход компании.

Указанный перечень проводок является обязательным к формированию, если в компании появляется необходимость в «сохранении» зарплаты работников, с ее предполагаемой выдачей через определенный срок.

Учет депонированной зарплаты осуществляется в особом реестре, который содержит такие реквизиты:

• номер РКО;
• объем суммы, которая подверглась депонированию;
• дата формирования задолженности компании перед сотрудником.

Данный реестр заводится на один годовой отчетный период. Остатки, фиксирующиеся на конец года, прописываются в строке «Остаток», и переносятся на начало следующего года.

Учет депонированной заработной платы

Неполученное вознаграждение за выполненную работу фиксируется в книге учёта. Она хранится в пятилетний период времени, и начало её существования отсчитывают с первого числа начала нового календарного года, следующего за формированием депонированной зарплаты.

Невыданное вознаграждение за выполненную работу фиксируется счётом 76,4. Данный показатель относится к статье «Доход, не связанный с основной деятельностью».

Для начисления депонированной зарплаты применяются следующие записи в бумажном журнале:

• строка не выданных денежных средств (Д70 Л76.4);
• пункт возврата не выданных денежных средств в отделение банка (Д51 Л50);
• строка отправки депонированных денег в кассу предприятия по их запросу (Д50; К51);
• пункт выдачи ранее не выданных денежных средств работнику (Д76.4.К50).

Все показатели оформляются в виде таблицы, где фигурируют два лица:

• дебент (владелец депонированной заработанной платы);
• кредитор (служащий банка или кассир).

Отдельной графой прописывается наименования действий с депонированной денежной суммой:

• поступление денег;
• подоходный налог;
• получение денежных средств на депонированную зарплату;
• выплаты вознаграждения за хорошо выполненную работу за первый квартал;
• депонированная невыплаченная сумма;
• невыплаченная денежная сумма и возвращённая в отделение банка;
• списание ненужной зарплаты;
• перечисленная отделением банка, депонированная денежная сумма;
• получение работником предприятия невыплаченных ранее денежных средств (зарплаты).

Все показатели имеют индексацию, и каждая операция имеет свой код и счёт вместе с суммой денежных средств, выраженных в тысячах рублей.

По истечению 3 лет невыплаченная денежная сумма становится ненужной и кодируется счётом 91 – «Не реализованные расходы». Денежная сумма и счёт отражаются в бумажных записях под кодировкой (Д76.4 к 91).

Бухгалтерский учет депонирования зарплаты

В бухучете зарплату учитывают в расходах месяца ее начисления и это не зависит от того, получил ее работник или нет.

Учет депонированных сумм осуществляется на 76 счете субсчете 4. При выдаче депонированной зарплаты бухгалтер делает запись по дебету 76.4 и кредиту 50 (если зарплата выдается из кассы) или 51 (если депонированная зарплаты перечисляется на счет работника в банке).

Списание невостребованной зарплаты

Депонированная зарплата может быть получена сотрудников с течение 3 лет с даты ее начисления. Эта возможность предусматривается сроком исковой давности (196 ГК РФ). По истечении указанного срока, невостребованная зарплата списывается в связи с истечением срока исковой давности. Списание осуществляется на основании данных инвентаризации, обоснования и приказа руководителя. Сумма относится на финансовые результаты компании.

В налоговом учете кредиторская задолженность относится к внереализационным доходам. Это нужно сделать в крайний день отчетного периода, в котором произошло истечение срока исковой давности. При списании невостребованной зарплаты оформляются следующие документы:

Похожие записи:

• Получите консультацию прямо сейчас!
• Программа «Молодая семья» в 2022 году — условия ипотеки
• Размер пенсии по инвалидности в 2023 году