Передача права подписи счетов-фактур, деклараций и иных бухгалтерских документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача права подписи счетов-фактур, деклараций и иных бухгалтерских документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
Кто имеет право подписи первичных учетных документов по закону?
Но для чего нужно указывать, кто именно и какие документы должен подписывать? Это необходимо делать, чтобы у проверяющих и ваших контрагентов не возникало вопросов, почему, например, во время очередного отпуска директора документы подписывает его заместитель или человек, который вообще не работает на данном предприятии. Ведь сделать этого без письменного утверждения директора никто не имеет права. Такое правило касается абсолютно всей первички предприятия без исключения.
В приказе Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 34н указано, что список людей, имеющих право подписи на первичных документах по закону, утверждает директор предприятия, согласовывая это с главным бухгалтером.
Это право отражается в одном из следующих документов:
- в учетной политике (УП);
- должностной инструкции (ДИ);
- приказе;
- доверенности.
Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.
Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.
Кто может подписывать первичные документы
Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, — все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:
- генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
- главный бухгалтер;
- кладовщик, отпустивший товар;
- водитель, принявший товар к перевозке;
- кладовщик, принявший товар на склад;
- специалист, принявший к учету документацию;
- сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).
Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.
В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).
Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам Составить бесплатно
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.
На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.
А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).
Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.
При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.
4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
Процедура передачи права подписи
Руководитель фирмы самостоятельно определяет, кому и с какой целью передаётся право подписи. Имеется возможность делегировать полномочия на определённый срок. Такая передача практикуется в случае ухода ответственного сотрудника или самого директора в отпуск, на больничный и так далее. Предприятие не может остаться без лица, обладающего правом подписи.
В распоряжении отмечают исключительный перечень документов, которые сможет подписывать подчинённый. Выход за рамки полномочий будет нарушением законодательства.
Одним приказом можно оформить право подписи сразу нескольким сотрудникам. Для этого необходимо будет указать их ФИО, должность и заполучить их автографы.
После оформления приказа и заверения его подписями руководителя и принимающего подпись лица, он обретает юридическую силу. Подчинённый получает возможность подписывать первичную документацию.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.
Примеры первичной документации
Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:
- ТОРГ-12 или транспортная накладная;
- счет-фактура;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- акты выполненных работ и услуг;
- акты передачи материальных ценностей;
- товарно-транспортная накладная;
- платежные поручения и выписки банка;
- требование на выдачу материальных ценностей.
К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности — оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.
Подписание денежных документов
Если документ содержит хозоперацию с деньгами, то подписывать его должны 3 лица:
- руководитель;
- главный бухгалтер.
К таким документам в том числе относятся документы, содержащие финансовые и кредитные обязательства. Это документы, которыми оформляют:
- договора кредита или займа;
- коммерческий, товарный кредит;
- финансовые вложения компании.
В данном случае заменить главного бухгалтера могут:
- специалист организации, но которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета (например, в компании вовсе отсутствует главбух);
- сотрудник, уполномоченный подписывать документы (при этом на него должна оформляться доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).
Подписание денежных документов
Если документ содержит хозоперацию с деньгами, то подписывать его должны 3 лица:
- руководитель;
- главный бухгалтер.
К таким документам в том числе относятся документы, содержащие финансовые и кредитные обязательства. Это документы, которыми оформляют:
- договора кредита или займа;
- коммерческий, товарный кредит;
- финансовые вложения компании.
В данном случае заменить главного бухгалтера могут:
- специалист организации, но которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета (например, в компании вовсе отсутствует главбух);
- сотрудник, уполномоченный подписывать документы (при этом на него должна оформляться доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).
Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов
При выборе типа нормативного документа, которым будет делегировано право подписи «первички», следует руководствоваться тем, на кого распространяется ее действие. Если эти учетные документы внутреннего пользования и касаются только взаимоотношений работников и работодателя, следует издать приказ на право подписи первичных документов.
Такой приказ может быть оформлен как на одно определенное должностное лицо, но им также может быть утвержден и перечень лиц имеющих право подписи первичных документов. При этом в перечень могут быть включены как лица, трудовая функция которых ранее не предполагала такого права, так и те сотрудники, у которых такое право имеется в силу должностного положения.
В прежней редакции закона о бухгалтерском учете содержалось требование, чтобы такой список утверждался руководителем после согласования с главным бухгалтером организации. Действующая редакция Закон№ 426 не требует, чтобы руководитель утверждал, а главный бухгалтер согласовывал такой перечень лиц имеющих право подписи первичных документов. Но Министерство финансов России настаивает, чтобы на этом важном документе все-таки имелся гриф утверждения руководителем предприятия. Такой перечень с указанием видов первичных документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник позволит четко распределить полномочия между ними и предотвратит возникновение неясных или двойственных ситуаций.
Приказом может предусматриваться и возложение полномочий по подписанию каких-то определенных документов на конкретное должностное лицо. В этом случае важно четко оговорить, какие-именно документы имеет право подписывать данный сотрудник. Кроме того, в качестве приложения к приказу необходимо оформить образец подписи того сотрудника, которому делегируются полномочия по подписанию документов первичного учета. Приказ о праве подписи первичных документов, образец, представлен ниже.
Как оформить право подписи?
Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.
Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным – генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным – правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено). В уставе указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому, чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с уставом предприятия.
См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: …издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.
Образец приказа о праве подписи кадроовых доку
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала.
Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки.
Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
| Видео (кликните для воспроизведения). |
Как и когда нужно оформлять приказ на право подписи — скачать образец
- Директор фирмы и главный бухгалтер ежедневно подписывают огромное количество разной документации (первичная, финансовые бумаги, документы на поставку, акты, счета-фактуры, накладные, договора и прочие).
- Приказ оформляется обычно в крупных и средних компаниях на период длительного отсутствия руководителя, а также по причине существования огромного потока текущих бумаг, требующих визу начальника.
- Процедура предоставления права
- Для начала директору стоит определиться с выбором сотрудников, деятельность которых тесно связана с документацией компании.
- Список уполномоченных лиц, которым передается право подписи первичных документов, счетов-фактур, актов, накладных утверждается непосредственно самим руководителем.
Зачастую отбор претендентов происходит с участием главного бухгалтера. Глава фирмы, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера, может выступать в качестве уполномоченного лица.
В этом случае директор дважды расписывается в документации компании (за себя и за бухгалтера), что требует обязательного фиксирования права двойной подписи во внутреннем приказе фирмы.