Как сделать запрос в архив о родственниках?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать запрос в архив о родственниках?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.

Сроки исполнения запроса в архиве

• Ответ из архива придет через месяц после обращения.
• Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
• Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
• После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
• Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
• После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).

Выбираем, в какой архив обратиться

В первую очередь нужно выбрать человека, о котором вы хотите узнать больше, и посмотреть, какая информация о нем вам уже известна. Дальше выбор архива зависит от периода, о котором вы ищете информацию.

Для поиска документов дореволюционного периода в выборе архива для обращения ключевым является место события (рождения, крещения, свадьбы или венчания, проживания, учебы, работы, военной службы, смерти). Допустим, ваш родственник родился в Калужской губернии — сейчас это Калужская область. Значит, начать поиск нужно с запроса в Государственный архив Калужской области.

Для поиска документов советского периода важен тип события — что ищем:

— Рождение, женитьба, развод, смерть — фиксируются в ЗАГС (районном или городском), куда и надо обращаться.

— Проживание и переезды — информацию об этом для горожан следует искать в домовых книгах, которые хранятся в МФЦ, паспортных столах, иногда в архивах; для жителей сельской местности — в похозяйственных книгах, которые хранятся в сельсоветах, районных или областных архивах.

— Учеба — информацию следует искать в учебных заведениях и архивах.

— Работа — информацию следует искать в организациях и архивах, куда эти организации сдали документы на хранение.

— Вступление и деятельность в партии — областные партийные архивы и РГАСПИ

— Служба в армии или участие в ВОВ — базы данных, ЦАМО и РГВИА

— Арест, репрессии — в архивах МВД и ФСБ.

Как найти информацию о предках через ЗАГСы?

Поиск информации для генеалогического дерева поначалу кажется весьма кропотливым и сложным делом. Но как только вы найдете первую информацию и получите тот самый заряд позитивной энергии от собственных достижений – вы не сможете оторваться от процесса.

И как только сайты перестают давать искомую информацию – самое время отправляться в ЗАГСы. Но перед этим проверьте семейные архивы:

• Ваши документы (паспорт и свидетельство о рождении). Обязательны оба документа;
• Родителей: паспорт, свидетельство о рождении и если ныне покойные – свидетельство о смерти;
• Дедушек и бабушек: паспорта, свидетельства о рождении и смерти, если ныне покойные.

Запишите, чьих документов не хватает, и закажите их копии в ЗАГСе. Обратите внимание, что запрос необходимо отправлять в тот ЗАГС, который выдавал свидетельство о рождении, или свидетельство о смерти. Запрос можно делать как лично, так и отправив заказное письмо с пакетом документов, заявлением и нотариальной доверенностью, если ЗАГС находится в другой области, а может и на другом конце страны.

Желаете упросить вопрос, или не знаете точно, в каком ЗАГСе выдавались документы изначально – обратитесь с запросом на сайт «Госуслуги», в службы «Мои документы», в многофункциональный центр предоставления государственных услуг или в одну из частных организаций. Стоит заметить, что частные организации зачастую работают быстрее, но и ценовая политика у них выше.

Для того чтобы подать запрос на дубликат свидетельства о рождении или смерти в ЗАГС или другую службу требуется подтвердить личность и родственную связь с умершим:

• Паспорт и копия;
• Свидетельство о рождении свое;
• Если запрос на бабушек/дедушек – свидетельство о рождении родителя;
• Заявление (бланк заявления периодически меняется, его лучше узнавать на сайте «Госуслуг» или на месте);
• Квитанция об оплате услуги (реквизиты получаете на месте).

Остается ожидание на изготовление документа (от нескольких часов до нескольких месяцев) и получение документа лично.

Эти документы прольют свет основную информацию о ваших предках, и вы сможете продолжить свой путь в поисках уже их родителей.

В поисках генеалогического дерева: церковные книги

Составляя генеалогическое дерево можно найти неоценимую информацию о рожденных в Российской Империи непосредственно в церковных книгах. Именно там хранится важнейшая информация о рождении, вступлении в брак и смерти каждого прихожанина.

Многие церковные книги пострадали и были сожжены вместе с церквями во времена революции. Но все же основную часть удалось сохранить, так как коммунисты знали, что это единственные документы с полным перечнем информации о населении многомиллионной страны. Церковные (метрические) книги были переданы в архивы и там сохраняются до сегодняшнего дня.

В настоящее время церковные книги активно оцифровываются и выкладываются на сайт исторической библиотеки. Волонтеры активно пытаются расшифровать и систематизировать данные, но стоит учитывать, что все записи в церковные книги делались священниками, которые не всегда писали выразительно, а время помогло сделать записи еще менее разборчивыми.

Получить прямой доступ к церковным книгам, которым более ста лет, практически нереально, если вы не ученый-историк. Но вы можете изучать, а также присоединиться к волонтерскому движению и помочь с систематизацией книг в процессе изучения уже оцифрованных копий. Присоединившись к волонтерскому движению, вы получите больше доступов и возможностей.

Также вы можете обратиться в областные и городские архивы региона, в котором ищите родственников с официальными запросами. В них необходимо указать ФИО, год рождения (как минимум приблизительный). Заявление следует оформлять по ниже указанному образцу, если иного не указано на сайте учреждения.

Как я начала собирать свою родословную

В моем случае все начиналось как низкобюджетное декретное хобби с идеей просто рассказать дочке о бабушках и дедушках. Довольно быстро выяснилось, что рассказать-то мне практически нечего, так как я не знаю простейших вещей даже о третьем поколении. И я начала искать, записывать и думать.

За несколько лет самостоятельных поисков я собрала около 1000 страниц с парой сотен фотографий, точными датами, расписанными биографиями и воспоминаниями по 11 семейным линиям — своих и мужа. До 7-го колена мне, конечно, еще далеко. Но вот до 5-го колена включительно моя дочь будет знать хотя бы краткие биографии всех своих 16 прапрадедушек и прапрабабушек и 8 прабабушек и прадедушек. А по 6-му колену ей будут известны практически все имена прямых предков – это 32 человека. Кроме того, собрана масса сведений о непрямых родственниках – всего более 500 человек.

При этом я еще ни разу не была в архиве лично – вся работа с документами идет удаленно. И чем больше получается узнать, тем отчетливее становится понятно – это только начало, и впереди меня ждет еще не одна находка.

Отрицательные ответы ведут к находкам

Любой отрицательный ответ в генеалогии – это еще один шаг к ответу. Другое дело, что правильно интерпретировать ответы получается иногда не сразу. Не опускайте руки, если перспективы поиска кажутся нулевыми или вы зашли в тупик и думаете, что больше ничего не узнаете и не продвинетесь вглубь. В ходе поиска вы набираетесь опыта и новых знаний, узнаете новые источники архивной информации, новые детали, которые могут стать подсказкой.

Перечитывайте свои записи и даже отрицательные ответы архивов (а их будет большинство!) – может получиться так, что спустя довольно продолжительное время вам станет очевиден новый вариант поиска. У меня так было неоднократно. Например, зная на начальном этапе только о существовании записей в метрических книгах, я делала запросы на них и, получив отрицательный ответ, мысленно прощалась с дальнейшим поиском. В одном из таких случаев я перечитала отрицательные ответы из архива, полученные более года назад, и сделала новый, более конкретный запрос. На него я получила 4 выписки о семьях своих предков, которые дали возможность уточнить даты рождения и состав семей по двум фамильным линиям.

Не забывайте, что наши предки, жившие в советское время, зачастую просто боялись вспоминать и рассказывать правду.

Поэтому проверяйте всю информацию – семейные легенды живучи, память избирательна, конкретика с годами уплывает.

В случае отсутствия конкретики по своей семье, почитайте историю места их жительства в конкретный исторический период. Так вы получите историю страны, в которой жили конкретно ваши предки, что точно лучше «дырки» в биографии, а кроме того сможете выяснить ряд новых фактов.

Много всего интересного можно выяснить и о боевом пути дедов и прадедов. Одно дело знать, что «дед был на фронте», а другое – изучить боевой путь его дивизии или полка, сопоставив, в каких боевых операциях он принимал участие. В открытом доступе содержится масса подробнейших военных воспоминаний, в которых боевой путь воинских подразделений расписан практически по дням.

В целом самостоятельное занятие восстановлением своей родословной – дело безумно увлекательное. Да, это небыстро, но ведь перед вами слой времени в несколько сотен лет и целые жизни ваших предков. Но это занятие практически никогда и не ведется на скорость. Генеалогия может стать просто вашим хобби, которое будет регулярно радовать вас новыми сведениями и озадачивать очередным вопросом. Зато на выходе вы все ближе будете знакомы с вашими родными, а заодно отлично прокачаете знание истории.

Ведь благодаря генеалогии история становится ближе. Она обретает лица – лица ваших родных. Она обретает радость причастности к большой истории и, конечно, ее боль – ведь поколению наших дедов и прадедов досталось начало ХХ века с Первой мировой и Великой Отечественной войнами, революциями, гражданской войной, коллективизацией и раскулачиванием, голодом, репрессиями. Но история обретает не только личную боль, но и личную ценность.

Как найти свой род предков по имени и фамилии: в интернете и архиве

Логично, что те, кто стремится отыскать данные о своих корнях, пытаются найти своих родственников с помощью поиска по фамилии. В интернете можно отыскать множество сайтов, посвящённых исследованиям экспертов в области истории фамилий. Возможно, Вам тоже повезёт обнаружить зацепку, которая выведет к следам предков.

Существуют специальные справочники и словари, где можно найти краткую историю своей фамилии. Обычно, она восходит к древним временам, и часто бывает образована от прозвища, имени, профессии, национальности, заметных черт характера или внешнего облика, а также места жительства Вашего далёкого пращура.

Так, фамилия Гончаров строилась по принципу «сын гончара – гончаров». Фамилии представителей княжеских родов обычно происходили от названия земель, где находились владения рода. Вяземский и Мещерский прямой тому пример.

Задумайтесь, а как образовалась ваша фамилия, возможно, она скажет многое о ваших родственниках.

В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!

Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по электронной почте, документ должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения — попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.

На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.

Зачем нужен профессиональный генеалог?

Информация о возрасте и месте рождения родителей – это первая ступень в составлении Вашего генеалогического древа. Чтобы двигаться дальше, надо аналогичным методом подавать запросы в архивы тех мест, где родились ваши родители, родители ваших родителей и т.д. Генеалогический поиск предков – процесс трудоемкий, требующий от исследователя знания правил работы государственных архивов и умения анализировать большие массивы старинной информации. Хотя этому и можно научить любого человека, на деле генеалогическое исследование отнимает уйму времени, а без определенного опыта поиск предков будет происходить с множеством лишних шагов. Существует более 40 разновидностей документов, из которых можно почерпнуть сведения, которые будут полезны при составлении семейного древа. Именно поэтому вам может понадобиться помощь профессионала.

Чаще всего генеалог обладает уже налаженными связями с архивами и людьми в нем. Его работа заключается в том, что он знает, где какую информацию будет искать и как с ней работать. Например, в допетровскую эпоху в России писали на старославянском языке, а многие архивные документы испещрены делопроизводственной скорописью. Соответственно, генеалог владеет определенным навыком, позволяющим разбираться в подобных записях. Сложность генеалогического исследования состоит и в том, что переписи в России делились на регулярные и нерегулярные. Регулярные проходили по всей стране в одно и то же время. К нерегулярным же переписям относятся, например, исповедные росписи, ежегодно проводившиеся православной церковью. Если во время исповеди человек говорил что-то такое, что являлось важным для безопасности государства, то в своих ведомостях священники этот факт отмечали. Такие книги велись с XVIII века, и во многих областных архивах их сохранилась приличная коллекция. Именно нерегулярные переписи могут спасти исследователя, в случае если утеряна какая-то ревизия.

Сегодня архивы формируются по ведомственному и государственному принципу. То есть информация собирается в рамках определенного ведомства или по определенной территории.

Исходя из этого архивы принято делить на:

Общинные, частные, общественные;
городские, муниципальные;
исторические, текущие, государственные, правительственные, федеральные.

Сделать запрос в архив может любой человек, организация, в том числе и органы власти. В последнем случае запрос в архив будет иметь служебный характер. Также могут сделать запрос в архив иностранные граждане из-за границы. В этом случае он называется консульским.

Многих также интересует, в какие архивы с какими запросами нужно обращаться. Если ваш вопрос связан с общегражданскими сведениями (например, даты рождения или даты смерти, даты заключения браков), то вам поможет районный архив ЗАГС. Только учтите, что все записи хранятся в нем на протяжении 75 лет. Для поиска более старых документов нужно обратиться в государственный областной архив, куда ЗАГСЫ передают все документы по истечении указанного срока. Чтобы получить данные о трудовой карьере родственника, обращайтесь в архивы соответствующих организаций или в РГВА – Российский государственный военный архив, если речь идет о военных. Для поиска информации о моряках существует ЦВМА — Центральный военно-морской архив. Лучше, если у вас уже будет информация о номере части, где служил человек, а также о примерных годах его службы в соответствующих войсках.

Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).

Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера «В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится».

О чем следует помнить

Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.

Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой «не обнаружено». Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.

Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.

Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов – дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи. Если данные будут указаны на уровне «примерно», время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя. Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.

Похожие записи:

• Как получить 4 млн. от государства на покупку квартиры
• Частным клиентам
• Самое важное о том, как взять в аренду земельный участок у администрации города