Как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2022 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.

Образец заверительной надписи

Далее показан примерный образец, как работодателю заверить трудовую книжку в 2022 году.

Разумеется, печать ставят при ее наличии.

Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда

Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время.

Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег. Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия: Необходимо снять копии со всех станиц, причем каждую страницу, включая титульный лист, на отдельном листе формата A4. Нужно проставить на каждом листе надпись или штамп «Копия верна», затем – дату и подпись ответственного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии.

Следует поставить печать предприятия так, чтобы в ее поле попал текст отксерокопированного документа и подпись.

Где заверить копию трудовой книжки безработному

Для оформления документов необходима копия трудовой книжки, в главном управлении мчс, в котором я прохожу службу по контракту, даны разъяснения: трудовая книжка заполняется при увольнении со службы, и получить копию сейчас не представляется возможным, насколько это правомерно,на основании каких законов, положений и пр.? ведь везде говорится об определенном сроке заполнения трудовой книжки. В организации, где я работал, работодателем была утеряна моя трудовая книжка. Я предоставил сохранившуюся копию трудовой книжки. Мне пообещали восстановить. Недавно я уволился. В день увольнения мне был выдан дубликат трудовой книжки с переписанными с копии местами работы. Справок, подтвердающих факт работы, мне не предоставили. Подскажите, как мне поступить?

Обратите внимание => Кто имеет право на субсидии и льготы в тольятти

Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

Запись «работает по настоящее время»

Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.

Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время».

Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время».

Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.

Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Как написать заявление на выдачу копии трудового регистра — образец, правила и рекомендации

Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК. Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:

1. «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
   На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.

   Как правильно заверить трудовую книжку

   В случае, если работник обратился за заверенной трудовой книжкой, то работодатель должен представить ему необходимые документы по истечении не более трех рабочих дней с момента обращения. Бывают случаи, когда необходима информация обо всей трудовой деятельности работника, а также выборочные записи. В первом случае следует заказать копию трудовой книжки, во втором – выписку.

   Копия трудовой книжки должна содержать дубликаты всех страниц (включая первую и последнюю – о текущем месте работы). Каждую страницу сначала ксерокопируют (в очень редких случаях переписывают вручную или набирают на компьютере) на листе формата А4, а затем отдают на подписи уполномоченным в данном вопросе лицам.

   С выпиской дела обстоят практически так же, за тем лишь исключением, что в дубликат трудовой книжки включают только первую страницу (на которой должны быть указаны данные о ее обладателе: Ф.И.О. владельца, его дата рождения, образование, профессия) и те страницы, которые были потребованы у работника для предоставления в ту или иную инстанцию.

   Процедура заверения проходит довольно быстро. Чтобы дубликаты стали юридическими документами, на каждой странице копии должны быть следующие отметки:

   1. Отметка о том, что копия верна. Именно это и прописывается на каждой странице.
   2. Указывается должность того лица, который проводит процедуру заверения.
   3. Заверяющий ставит свою подпись (должна иметь рядом расшифровку) также на всех страницах-дубликатах.
   4. Обязательно указывается дата создания документа.
   5. Последняя страница отличается от остальных. На ней ставится пометка: «Работает по настоящее время». Затем – должность заверяющего сотрудника, его подпись с расшифровкой фамилии и дата.
   6. Печать организации обязательна. Ставится на каждом листе недалеко от надписи «Копия верна». При этом нужно сделать так, чтобы часть печати заходила на саму копию, а часть – на свободное место на листе.

   Только при выполнении всех этих требований трудовая книжка может считаться оформленным документом и иметь юридическую силу сроком на один месяц.

   

   Как и где сделать заверение

   Трудовая книжка — важный юридический документ. Поэтому, если субъект устроен на работу и числится в штате, то книжка должна состоять на хранении в отделе кадров или у непосредственного руководителя предприятия.

   В случаях, когда лицо не числится в штате или не трудоустроено, документ должен быть у него на руках.

   Способы заверения трудовой книжки:

   1. Работнику предприятия, который числится в штате сотрудников, нужно обратиться к непосредственному руководителю или в отдел кадров с соответствующим заявление о выдаче копии формуляра с указанием организации, куда будет направлен дубликат.
   2. Если трудовая книжка на руках у субъекта, заверить ее можно только у нотариуса на платной основе.

   Ошибки при заверении документа

   Распространено думать, что печать должна захватывать подпись должностного лица, заверяющего документ. Но это не так. Согласно новому ГОСТу печать ставится, не затрагивая подписи, или в отдельном месте, где указано «МП» (то есть место для печати).

   Также не стоит допускать ошибки при заполнении документа. Орфографические и грамматические опечатки добавляют проблем при предоставлении копии трудовой книжки. Исправления формулировок не допускается, в том числе. Если при заверении трудовой книжки была допущена ошибка, стоит заново скопировать нужные листы и заверить заново.

   Таким образом, можно сказать, что новый ГОСТ не внес существенных изменений в порядок регистрации копий трудовой книжки. Одно из главных требований, которое было добавлено в новые правила, это указание места хранения подлинника трудовой книжки при предоставлении ее в сторонние организации.

   Как указано в общих правилах, оригинал документа должен находиться у работодателя в специально отведенном месте, которое сможет обеспечить сохранность бумаги. Руководитель может выдать только копию трудовой книжки, поскольку за хранение документа он будет отвечать до тех пор, пока сотрудник не заберет его при увольнении. Дубликат заверяется по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней с момента подачи. Копия трудовой книжки должна прошиваться и содержать на последней страницу следующую информацию:

   • номер записи;
   • подтверждение «Верно» или «Копия верна», прописанное вручную или при помощи специального штампа;
   • должность специалиста, заверяющего документ;
   • его инициалы и подпись;
   • дата оформления;
   • место хранения документа;
   • печать предприятия.

   При соблюдении всех условий документ будет иметь срок действия в течение одного месяца. Но любые изменения в трудовой книжке в этот период делают ее копию недействительной.

   Копия для банка (особенности)

   При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:

   • место работы;
   • стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
   • уровень платежеспособности и кредитоспособности;
   • подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.

   Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.

   Важные моменты:

   • Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
   • Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

   Обратите на них внимание, иначе вам могут отказать, например, в выдаче кредита.

   Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным. При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.

   Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:

   • для оформления ипотеки;
   • для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
   • для получения доступа к продуктам с господдержкой.

   Как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику «работает по настоящее время»?

   Нередко сотрудникам различных организаций требуется заверенная копия их трудовых книжек. В этом случае работодатель или ответственный сотрудник обязан выдать требуемое в трехдневный срок (ст.

   62 ТК РФ). На данный момент существуют правила о том, как заверить трудовую книжку для загранпаспорта.

   Образцы заверения актуальны и в других случаях, когда может потребоваться заверение этого документа:

   • Для получения кредита в банке.
   • Для определения группы инвалидности.
   • Для обследования касаемо утраты трудоспособности в результате неблагоприятного влияния рабочих условий на здоровье.
   • Для поиска новой работы, дабы исключить потерю трудовой книжки.
   • Для обращения в Пенсионный фонд.

   Любая ошибка, допущенная при оформлении или заверении трудовой, может привести к тому, что оригинал или копия попросту будут считаться недействительными. Также стоит отличать дубликат и копию данного документа, т.к. между ними существуют различия:

   • Дубликат визуально представляет собой аналог трудовой книжки, только на нем указывается, что документ является дубликатом. Он выдается в случае утери или порчи оригинала, а для заполнения используется форма, а не ксерокопия.
   • Копия трудовой – это отксерокопированные страницы основного документа. Для создания может использоваться любое подходящее техническое устройство. Действительна только при наличии оригинала, в отличие от дубликата, который выдается как раз в случае его утраты.

   Как заверить трудовую книжку, если не работаешь или трудовая находится на руках? Если то, что заверением трудовой для своего работника должен заниматься руководитель или сотрудник отдела кадров, вполне понятно, то здесь у граждан нередко возникают трудности, ведь они не знают, к кому обращаться. В данном случае есть всего один вариант – обратиться к нотариусу. Что для этого нужно:

   • Самостоятельно сделать ксерокопии документа и отнести их в нотариальную контору, предоставив вместе с ними также оригинал трудовой и собственный паспорт.
   • Когда нотариус ознакомится со всеми документами, он проставит на каждой странице копии книжки свою подпись и печать.
   • На последней странице документа нотариус указывает, что копия верна, вписывает контактные данные нотариальной палаты.
   • В заверение обратившийся в контору человек на последней странице указывает дату и расписывается после ознакомления с записями, сделанными нотариусом.

   Имея на руках заверенную копию трудовой книжки, заверенную работодателем, повышается вероятность одобрения кредита в банке, потому как многие финансовые организации предпочитают требовать данный документ.

   Если же в кредитовании было отказано, они не обязаны объяснять причину. В большинстве случаев копия требуется для сторонних клиентов, т.к.

   платежеспособность граждан, получающих зарплату на карту определенного банка, его сотрудники могут проверить самостоятельно и без предоставления каких-либо документов.

   

   Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:

   1. Директору
   2. Главбуху
   3. Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам

   Порядок ваших действий:

   • Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
   • Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
   • Ждете получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

   Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

   Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

   Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

   Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

   Преимущества электронной трудовой книжки

   • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
   • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
   • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
   • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
   • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
   • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
   • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
   • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

   Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

   Электронные трудовые книжки появились у нас в стране с 2020 года (этот год — переходный). Прежде всего, нормативным основанием для этого стали федеральные законы с поправками:

   • В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, был дополнен новой ст. 66.1, которая, собственно, и ввела электронные трудовые книжки в оборот: она закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
   • В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ);
   • В КоАП РФ, где с 2021 года будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

   Помимо федеральных НПА есть и ведомственные — постановления ПФР, утверждающие все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

   Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

   Так, работодателям:

   • не нужно будет приобретать и хранить бланки;
   • отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
   • сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;
   • не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.

   Работники смогут:

   • получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
   • избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
   • использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
   • дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.
   
   

   Похожие записи:

   • Восстановление срока для подачи возражений на судебный приказ
   • Нулевой расчет по страховым взносам (9 мес 2022)
   • Тарифы на капитальный ремонт в 2022 году