Как участвовать в тендерах начинающему? Пошаговый план + советы экспертов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как участвовать в тендерах начинающему? Пошаговый план + советы экспертов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бизнесмен, поднаторевший в осуществлении торговых сделок с людьми, вовсе не может считаться экспертом в корпоративной торговле. У тендера есть существенные отличия от технологии и психологии прямых продаж. Сравним нюансы той и другой формы отношений, с тем, чтобы реально оценить свои шансы в системе тендерной реализации.

Развеиваем мифы про тендеры в России

Тендеры постепенно становятся неотъемлемой частью современной экономики, через них реализуется все большее количество товаров и услуг, популярность подобных мероприятий неизменно растет. Информация о них при этом в бизнес-кругах накапливается очень разная и противоречивая. Что-то соответствует действительности, а что-то, не без помощи самих же участников, стало отчасти вымыслом.

Вот несколько мифов о тендерах, которые можно услышать чаще всего:

• Россия – страна широких возможностей, а значит, и площадка для таких же масштабных махинаций, в том числе касающихся и проведения тендеров. Понятно, что дыма без огня не бывает. Но антимонопольная служба прилагает все усилия к тому, чтобы это мнение все же больше было мифом, чем реальностью.
• Никто не поможет, если процедура все же проводилась с нарушением законов. Как в таком случае участвовать в тендере начинающему ИП или ООО, о какой победе может идти речь? В действительности если противоправные действия заказчика доказуемы, то ФАС может отменить результаты торгов.
• Начинающих участников не воспринимают всерьез. Но заказчик не враг сам себе, и если условия новичка выгодно отличаются от других, а документация подготовлена по всем правилам, то он будет вполне конкурентоспособен на фоне старожилов.
• Договор заключен, однако оплата не выполняется вовремя. Значит, следует сообщить об этом в ФАС, и вопрос будет решен.

Отказ от участия в тендере

Если участник передумал бороться за право стать поставщиком или приобрести товар, он вправе отозвать свою заявку на участие. Если торги еще не начались (конверты с документами не вскрыты или не открыт доступ к файлам), достаточно отправить уведомление об отзыве заявки оператору электронной торговой площадки.

В случае торгов в реальном времени можно направить организатору специальный бланк отказа, который заполняется компанией, решившей отказаться от участия, либо составить письмо-отказ в свободной форме. Это можно сделать в любой момент до начала открытия торгов.

Дополнительные рекомендации:

• пишите отказ на фирменном бланке вашей организации или не забудьте указать все основные реквизиты;
• адресуйте документ организатору торгов (он будет указан в тендерном предложении);
• укажите в отказном письме номер и дату полученного приглашения для участия в тендере и его наименование;
• четко изложите причину отказа;
• полезно будет добавить вежливую фразу о возможном сотрудничестве в дальнейшем.

Тендеры, о которых чаще всего пишут СМИ, — это госзакупки, которые проводят на бюджетные деньги. Их регламентирует Федеральный закон № 44-ФЗ (о том, что с ним не так, «Секрет» рассказывал здесь). К госзакупкам предъявляются жёсткие требования: например, закупки обязательно надо размещать на сайте Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС), а документы оформлять только в стандартной форме.

Все госзакупки, проводимые в рамках 44-ФЗ, проходят только на девяти федеральных ЭТП. Коммерческие же торги можно организовывать на любых площадках, агрегаторах и даже на сайтах самих заказчиков. В России всего более 400 таких ресурсов. Крупные компании создают свои ЭТП — к примеру, они есть у «Аэрофлота» или МТС.

Бывают тендеры на внебюджетные средства (регулируются Федеральным законом № 223-ФЗ) — когда торги объявляет госкомпания с долей государства в капитале больше 50% (например, госкорпорации «Ростех» и «Росатом») либо их дочерние предприятия, а также субъекты естественных монополий и бюджетные учреждения, которые оформляют закупку за счёт грантов или собственных средств (например, унитарные предприятия или автономные республиканские учреждения). Такие закупки проводят не на бюджетные деньги, а на те, которые предприятие заработало самостоятельно (например, госбольница, получающая финансирование из федерального центра, может потратить средства, заработанные от платных услуг).

Шаг 6. Подайте заявку

После того, как вы нашли подходящий тендер, подайте заявку на участие в торгах. Для этого понадобится вникнуть во все тонкости процесса госзакупок и досконально изучить закон 44-ФЗ.

Семён Сивцев, маркетолог-консультант, занимался госзакупкамиВнимательно читайте техническое задание. Бывает, что в задании указаны конкретные модели и конкретные товары, а это противоречит законодательству, потому что по 44-ФЗ необходимо указывать только технические характеристики. А ещё иногда сбивают с толку дополнительные требования заказчика, указанные в заявке, которые идут вразрез с 44-ФЗ. Если вы это заметили, лучше связаться с заказчиком и уточнить детали.

Электронный аукцион — это строгий порядок подачи заявок. Документы, которые подаёт предприниматель для участия в торгах, делятся на две части:

1. Документы для участия в аукционе. Эти бумаги нужны для того, чтобы заказчик допустил предпринимателя к торгам в качестве участника. Например, к заявке на участие обычно необходимо прикрепить согласие участника, описание конкретных характеристик товара или документ, подтверждающий соответствие товара ГОСТу. Эти документы подаются анонимно, поэтому заказчик не знает, кто хочет участвовать в тендере, и принимает решение беспристрастно.

2. Документация участника. К таким документам относятся наименование организации, реквизиты, сертификаты, лицензии, решение об одобрении и прочие бумаги, подтверждающие соответствие участника требованиям госзакупки.

Почему лучше не участвовать в торгах как физлицо?

Да, законодательство разрешает физлицам участвовать в закупках наряду с предпринимателями и юрлицами. Однако на практике физлица сталкиваются с некоторыми трудностями.

Во-первых, мало закупок подходит для физлиц. Это связано с нехваткой технических средств, недостаточностью возможностей и сил у физических лиц. Закупки для них по факту ограничены. Такие исполнители могут, например, оказывать услуги по репетиторству, разработке и наполнению сайтов, написанию сценариев, фотографии, веб-дизайну, реализация продукции собственного производства и т.д. На практике таких тендеров встречается не так уж много.

Во-вторых, физлица не смогут принять участие в закупках, где требуются определенные допуски, сертификаты и лицензии, которые выдаются только юрлицам или малому бизнесу. А также не смогут выигрывать контракты на строительные подряды.

В-третьих, физлица не относятся к СМП, для которых выкладывается очень много лотов на торговых площадках.

Выход есть: либо принимать участие в качестве физлица в небольших и подходящих для этого закупках, либо оформить статус ИП и расширить круг своего участия в торгах. Открывать ИП сегодня несложно, многие операции выполняются онлайн, вплоть до открытия счета и предоставления отчетности в ФНС.

Если вы впервые участвуете в тендерах…

Как показывают опросы, многие предприниматели боятся участвовать в тендерах, мотивируя это тем, что много времени и сил тратится на заполнение всевозможной документации, а от проигрыша никто не застрахован. Имейте в виду, что победу с первого раза вам никто не может гарантировать. Бывают и такие случаи, когда компания, участвовавшая в первый раз, проиграла, и больше участвовать не желает. Несомненно, что проигрыш – это довольно печальное событие, однако, вполне возможно, что именно благодаря проигрышу вы узнаете об уязвимых местах участника закупок. И в следующий раз вам удастся выиграть долгожданный контракт, избежав прежних ошибок.

Если вы впервые участвуете в торгах, лучше всего доверить всю работу с документацией профессионалам или сразу проконсультироваться с тендерными специалистами, которые даже при беглом просмотре конкурсной документации может определить, содержит ли тендер коррупционную составляющую.

Конечно, можно сбывать товары и услуги по старинке: с помощью объявлений в СМИ или знакомых. Но наибольшую выгоду компании принесет только выигранный тендер. Среди ваших знакомых есть победители торгов? Спросите у них, и они подтвердят, что исполнение одного рентабельного контракта повышает прибыль компании в несколько раз!

Как участвовать в тендерах по строительству?

Алгоритм прохождения подготовительного этапа уже описан выше. Никаких отличий для строительной сферы практически нет. Существует только ряд нюансов, которые необходимо учесть фирме-новичку в тендерах:

• Одно лишь участие в тендерах даже без выигрышей поможет компании заявить о себе, на нее могут обратить внимание, это позволит повысить статус.
• При подготовке заявки особое внимание следует уделять не только сути оферты (предложению претендента), но и ее обоснованию, которое содержится в информации о компании. Это может быть описание спецоборудования, применяемых технологий, представление аналогичных объектов, введенных в эксплуатацию, отзывы состоявшихся заказчиков и подобное.
• Как правило, строительные тендеры проводятся в два этапа. Первый – оглашение начала конкурса и сведений о предполагаемом проекте, второй – анализ поданных заявок и выбор победителя. При закрытом формате торгов стать участником можно только по приглашению от заказчика. Стоит учесть, что присланный входной билет не всегда означает, что компания – желанный гость. Если сроки для подачи заявки и подготовки документации очень сжаты, то это обязательно должно натолкнуть на мысль о том, что все уже договорено с другим исполнителем, которого и хотят видеть второй стороной, подписавшей контракт. Ваше же участие нужно для формального соблюдения процедуры.
• Сегодня все большее распространение получает такой формат в сфере строительства небольших и малых объектов, частного жилья. То есть на тендерную основу ставится практически вся строительная отрасль. Ряд экспертов считает, что это позволит улучшить качество работ в целом и перевести на новый уровень всю сферу. По сути, за конкурсами или аукционами будущее.

Если речь идёт о конкурентных торгах, чаще всего, проводится такая разновидность тендеров, как электронный онлайн-аукцион. Для участия в таком конкурсе необходимо зарегистрироваться на электронной торговой площадке (ЭТП). Для этого разработаны специализированные платформы практически для каждой из отраслей.

Но, иногда лучше зарегистрироваться на универсальных платформах, но только в том случае, если они отличаются широким спектром услуг и одобрены для госзакупок. Предпочтение стоит отдавать тем площадкам, где поставщик сможет отыскать большое количество тендеров, отвечающих направлению его деятельности.

На данном этапе можно применять разную стратегию выбора ресурсов, например:

• Регистрация на всех площадках, где поставщик раннее получил электронную подпись;
• Регистрация на ЭТП с конкретными заказами;
• Регистрация на самых крупных площадках;
• Регистрация на ЭТП, где присутствуют только те заказчики, с которыми собирается сотрудничать поставщик.

Для прохождения аккредитации необходимо предоставить все перечисленные выше бумаги. Проверка документов занимает не более 5 дней. Но, на некоторых площадках можно пройти воспользоваться услугой экспресс аккредитации, но за это придётся платить. Средняя стоимость получения услуги составляет 9000-10000 рублей.

Виды тендеров и их предназначение

Рыночная экономика требует использования различных видов торговой деятельности, тендерные мероприятия являются перспективными и прогрессивными типами торговли, так как предполагают жесткую конкуренцию, которая влияет на качество и стоимость предоставляемых услуг или товаров. Многообразие и большой ассортимент товаров на рынке способствует созданию и развитию разных видов тендерных торгов, каждый тип имеет свои особенности и характеристики.

На сегодняшний день существуют следующие виды тендеров:

Закрытые аукционы. Их проведение предполагает подбор и рассылку приглашений для участников. Участники тендера подают запросы на тендерную документацию, которая предоставляется заказчиком, после чего становится возможным оформить все документы в надлежащем виде. Их проводят в основном, когда требуется закупка товаров со специфическими характеристиками, причем для их проведения потребуется согласование с государственными органами власти;

Открытые аукционы. предусматривают принятие участия любых компаний, чаще всего эти тендеры используются для государственных закупок. Есть у них и недостатки – длительный срок проведения, комиссия будет долго занята обработкой заявок;

Специализированные закрытые торги. В этом случае действуют некоторые ограничения, которые накладываются на участников. Проведение их уместно, когда специфика тендерных работ имеет сложный характер;

Состоящие их двух этапов. Проводиться при достаточно сложных закупках. Сначала заказчиком составляется вариант технического задания, вследствие которого готовятся участники тендера. Вторым этапом идет подготовка и подача заявок с предложениями технического и коммерческого характера, после чего заказчиком выбирается самое выгодное предложение.

Какие документы необходимы для участия в тендере

Качественный сбор документации является самым важным этапом в подготовке к тендерным торгам. Именно на основе официальных бумаг осуществляется отбор участников, по особенностям входной документации могут даже отбираться фавориты заказчика.

Чем больше и расширеннее будет документация – тем больше шансов будет иметь претендент. Чтобы правильно и грамотно подготовить бумаги, нужно подробно ознакомиться с требованиями и условиями заказчика. Очень важно оформить все бумаги в соответствии с представленными официальными правилами.

Конкретный перечень документов указывает каждый заказчик, но при этом есть некоторые основные документы, которые необходимо подготовить исполнителю для участия в торгах, среди них:

1. Копия свидетельства государственной регистрации, заверенная печатью;
2. Копия устава;
3. Копия об извещении присвоения номера налогоплательщика;
4. Подтверждение финансовой самостоятельности участника;
5. Справка из налоговой инспекции о том, что у вас нет задолженностей;
6. Бухгалтерский баланс на момент подачи заявки и за предыдущий год;
7. Сертификаты (если товар подлежит сертификации);
8. Заверенная опись документов, что предоставляется руководителем компании.

ЭЦП — это электронная цифровая подпись, которая требуется для работы с подавляющим большинством торговых площадок.

Технически цифровая подпись представляет собой зашифрованную идентификационную информацию, которая удостоверяет личность участника онлайн-документооборота и аналогична обычной рукописной подписи в стандартной юридической практике.

Уже во время прохождения процедуры регистрации, а также для подписи заявок на тендеры или контрактов с поставщиками во время работы на ЭТП, вам в обязательном порядке потребуется оформленная ЭЦП, которая бывает двух видов:

• неквалифицированная — обычно подходит для стандартного документооборота с правительственными сайтами и может быть использована на некоторых торговых площадках госзакупок по № 44-ФЗ;
• квалифицированная — более профессиональный вариант цифровой подписи, который может применяться для работы на большинстве торговых площадок, включая коммерческие закупки по № 223-ФЗ.

Классификация конкурсов

Тендеры бывают трех видов:

1. Открытые. Такой конкурс не ограничивает круг участников — заказчик приглашает к участию в тендере всех желающих. Получить информацию о будущем конкурсе можно на специальных сайтах или через рекламные кампании, проводимые накануне мероприятия.

Документация по проведению тендера предоставляется бесплатно или за небольшую сумму с целью покрытия текущих расходов. В документах, как правило, упоминаются условия проведения конкурса, правила участия, а также требования для конкурсантов, которые необходимо соблюдать в течение мероприятия.

Как правило, такой вид торгов применяется для реализации заказа на госзакупки. Преимущество открытого тендера заключается в возможности получения максимальной выгоды. Но имеется и минус. К такому конкурсу допускается большое число участников, что снижает вероятность занятия первого места и повышает нагрузку на персонал.

Что касается организации такого мероприятия, сделать это можно самостоятельно (с привлечением своих сотрудников) или через специализированные организации, занимающиеся решением таких вопросов.

1. Закрытые. Особенность такого конкурса — в ограничении участников по определенным признакам. Соответственно, приглашения получает только лимитированное число претендентов. В процессе набора компания-заказчик ориентируется на такие критерии, как рейтинг, репутация, а также имидж предприятия. Вот почему многие компании так стремятся повысить узнаваемость через СМИ (радио, ТВ и прочие).

Важно, что участники конкурса не знают друг о друге до начала проведения тендера. Выполнение этого условия позволяет избежать договоренностей между предприятиями. Плюс закрытого тендера заключается в минимальной нагрузке при организации процесса, ведь в перечень потенциальных партнеров, как правило, входит не больше пяти компаний.

1. Двухэтапные. Это специальный вид конкурса, отличающийся лимитированным числом претендентов. Главным отличием от закрытого тендера является отсутствие ограничений на общее количество участников. При этом компании должны удовлетворять жестким требованиям и соблюдать условия проведения мероприятия.

Название «двухэтапный» свидетельствует о наличии нескольких шагов в вопросе проведения конкурса, из-за чего на выбор подходящей кандидатуры затрачивается больше времени. Алгоритм здесь такой:

• Компания, которая организует тендер, готовит тестовое задание для проверки потенциального партнера. По итогам полученного результата формируется предложение.
• Второй шаг — согласование принятого решения.

Двухэтапные конкурсы, как правило, подразделяются на:

• Тендеры «цены». В этом случае компании-претенденты информируют о сроках выполнения заказа, стоимости услуг (товаров) и качестве.
• Конкурсы «открытый бриф». В этом случае заказчик сразу оговаривает, каким он видит будущий проект, а компании-претенденты предлагают потенциальное решение задачи. Кто предлагает лучший вариант, тот и выигрывает.

Разновидности тендеров

Понятие «тендер» происходит от английского «заявка на подряд». Так называют конкурсный отбор предложений на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг. В отечественном законодательстве термина «тендер» нет, он употребляется только в деловой и разговорной речи. С позиции законодательных норм правильнее сказать, что отечественные предприниматели участвуют в торгах, а не в тендерах. В данном материале мы употребляем «тендеры», «торги», «конкурсы» и «аукционы» как равнозначные термины.

Под торгами понимаются конкурсные процедуры в системе государственных и муниципальных закупок. Это открытые и закрытые конкурсы, запросы котировок, электронные аукционы и другие способы определения поставщиков, указанные в 44-ФЗ. Новичкам тяжело вникнуть в эту систему, часто им требуется помощь в участии или обучение тендерам с нуля.

Виды тендеров названы в федеральном законе о государственных закупках:

• открытый конкурс (стандартный и электронный);
• конкурс с ограниченным участием;
• электронный аукцион;
• запрос котировок;
• запрос предложений;
• закрытый аукцион.

У каждого вида определения исполнителя (победителя тендера) много характерных особенностей, правил и ограничений. Описать их в рамках одного материала не представляется возможным. Почти все разновидности предполагают неограниченный круг соискателей, за исключением конкурса с ограниченным участием и закрытого аукциона.

Виды тендеров и способы их проведения

Объявление о сборе заявок. Заказчик формулирует заказ (это может быть и техническое задание), в котором перечисляет свои требования по составу поставки или перечню работ, по количеству и качеству (характеристикам) товаров и услуг, которые необходимо выполнить исполнителю заказа (поставщику). Вместе с этими требованиями в объявлении публикуется и текст договора (контракта), который будет заключён между заказчиком и избранным поставщиком — победителем объявленного конкурса. Предварительно, организатор может проверить эту конкурсную документацию на соответствие своим требованиям (чтобы не допустить нарушений действующего законодательства, например, или других нежелательных явлений).

Тендеры бывают разных типов: по степени доступности/открытости и по алгоритму проведения.
Открытый конкурс: объявление, требования к поставщикам, результаты проведения — публикуются в открытых источниках. Участвовать могут все, кто удовлетворяет условиям конкурса и требованиям организатора (например, является ЮЛ, не состоящем в реестре недобросовестных поставщиков).
Закрытый конкурс: к участию приглашаются только избранные заказчиком компании. Как правило, сам заказчик является и организатором такого тендера. Результаты тендера доступны только узкому кругу участников и в открытых СМИ не публикуются.

Процедуры проведения конкурсов тоже могут быть разными: сбор/подача заявок или аукцион (торги) в реальном времени с одновременным участием представителей заинтересованных компаний. Тендеры могут проводиться по документам в печатной форме (сбор конвертов с заявками и последующим их вскрытием и анализом для выявления победителя), а могут проводиться и в электронном виде, когда сбор заявок и предложений происходит на специально выделенном портале в сети интернет, куда участники по каналам связи присылают документы в электронном виде, заверенные собственными электронными подписями.

Заинтересованные компании для участия в тендере подают организатору конкурса специальным образом оформленную заявку. Все заявки рассматриваются заказчиком и организатором конкурса, и происходит предварительный отбор участников. После этого организатором устраивается второй отборочный тур, в ходе которого участники подают свои предложения (ценовые и качественные — с описанием предлагаемых товаров и услуг по объявленному конкурсу). В этом туре заказчик и организатор отбирают самое подходящее предложение, и подателя этого предложения объявляют победителем конкурса. Или обоснованно отклоняют все предложения и конкурс объявляется несостоявшимся. После этого заказчик либо снова объявляет конкурс (на тех же или на измененных условиях), либо отказывается от повторного его проведения.

Когда победитель объявлен, организатор тендера обеспечивает заключение контракта между заказчиком и победителем конкурса. Условия договора (контракта), как правило, объявляются вместе с другими условиями конкурса, чтобы участники-поставщики уже сразу знали, что их ждёт по окончании конкурсной процедуры при объявлении их победителем. Уклониться от подписания контракта победитель конкурса (согласно обычным правилам проведения тендеров) уже не может. Если же такое случается (например, поставщик решил просто «сбить цену» и тем самым, даже с риском для себя, «опустить» конкурента, а потом отказаться от выполнения заказа), то, как правило, такой «победитель» наказывается и попадает в список недобросовестных поставщиков.

В одной из следующих статей рассказывается, как выиграть тендер и не попасть в «чёрный список».

О бесплатных тендерах

Сегодня очень популярны бесплатные тендеры, ведь и информация доступна каждому, и условия участия довольно просты и не подразумевают специальной регистрации, наличия дополнительных параметров и дополнительного вложения средств. Такие конкурсы еще часто носят название упрощенного тендера. Эти простые требования выгодны как заказчику, так и остальным участникам процесса.

Огромным плюсом таких конкурсов является то, что об их проведении можно очень легко найти информацию и в сети, и в печатных изданиях. Но из этого плюса вытекает и минус такого вида, потому что у исполнителей повышается конкуренция между собой из-за огромного их количества. А заказчик только выигрывает от этого, так как имеет больше шансов сэкономить на контракте и получить желаемое по самой низкой цене.

Похожие записи:

• До скольки лет платят алименты на ребенка в России по закону 2022 года?
• Как указывать сумму оклада в трудовом договоре — с НДФЛ или без?
• Составление жалобы на школьного учителя