Прохождение договора на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прохождение договора на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Договор с клиентом будет полезен всем, включая самозанятых. К примеру, если вы на регулярной основе оказываете услуги, стоимость которых составляет более 10 000 рублей, то правильно составленный контракт позволит вам отстоять свои права и одержать победу в суде.

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

4. Цену или условия расчетов.

5. Ответственность за неисполнение.

6. Сроки и дополнительную информацию.

7. Ответственных лиц.

Что следует согласовывать с партнёром

Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.

• Предмет договора

Если он не согласован, договор могут счесть не заключённым.

• Схема оплаты

К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.

Арбитражный суд Рязанской области принял сторону истца, который требовал сдвинуть сроки завершения работ на то же время, на которое задержится их оплата, независимо от прежних дополнительных соглашений (см. Решение от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017). Договор предусматривал только оплату авансом в похожих ситуациях по ходу работы.

Суд решил, что задержка в оплате всякой работы по дополнительным соглашениям даст исполнителю право задержать исполнение всего договора до оплаты, когда не получены все деньги по остальным договорам.

• Регламент подписания закрывающих документов

Необходим для документооборота бухгалтерии, а также для получения денег, которому закрывающие документы служат отправной точкой.

• Условия о гарантийных обязательствах.
• Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.

Если они не согласованы, договор могут счесть не заключённым.

• Момент передачи права собственности на товар

При международных перевозках необходимо установить, когда конкретно поставщик перестанет нести ответственность за повреждение товара и сопутствующие риски. Кроме того, следует определить регламент приёмки товара по качеству, количеству и ассортименту.

Этот регламент можно позаимствовать из Инструкции Госарбитража П-6 и П-7. Они действуют и в тех ситуациях, которые договором не регулируются. Для покупателя так выгодно, потому что процесс идёт по проверенной схеме, включающей внутреннюю проверку количества и качества. Детализация порядка приёмки грозит поставщику рисками: например, уведомление и вызов поставщика, необходимость проводить приёмку совместно.

• Добавьте условия о передаче необходимых документов в подтверждение качества закупленного товара

Сертификаты качества могут понадобиться при последующих поставках или работах. Если у материалов, применяемых на объектах, таких сертификатов не будет, эти материалы потребуется изъять из сметы. Они физически сохраняться, но не будут оплачены. Это лишний риск.

• Срок действия контракта

Бывает, что срок действия договора закончился, но этот договор не предусматривал автоматической пролонгации, если стороны не возражают. Кстати, в чек-лист можно включить напоминание о продлении договора.

• Оговорите зачёт требований

К примеру, договоры подряда нередко включают штрафы. Когда подрядчик нарушил нормативы по охране труда или пренебрегает контрольными процедурами, допустим, не сдаёт необходимые отчёты, пункт о зачёте требований может быть составлен таким образом, что штрафа будет вычитаться из суммы, которую Вам необходимо будет оплатить. В одностороннем порядке это тоже допустимо.

• Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон при невыполнении или некорректном выполнении своих обязательств

Подходящий метод обеспечения обязательств – эффективное средство минимизации рисков. Хорошо себя показали такие способы обеспечения обязательств, как залог недвижимости или ипотека. Также играет роль порядок, в котором Вы планируете взыскать данное имущество: через суд или во внесудебном порядке.

Если Вы добьётесь поручительства гендиректора, то он будет солидарно отвечать за обязательства его организации. Допустим, он берёт на себя обязанность выполнить данные обязательства в заданный срок при долге в 7 миллионов рублей и наличии договора поручительства. Если обязательства не выполняются ни фирмой, ни её генеральным директором, то контрагент получит право на взыскание с них долга в любом соотношении: к примеру, 50% на 50% или 80% к 20%.

Договор поручительства можно заключать вместе с основным договором. Следует назначить срок 2-3 рабочих дня с начала просрочки на случай ненадлежащего исполнения. Тогда у поручителя наступят солидарные обязательства.

• Порядок рассмотрения претензий

Он сыграет роль, если потребуется взыскать дебиторскую задолженность. АПК говорит, что срок хранения претензии 30 календарных дней, если в договоре не указан иной вариант. Указывать меньший срок (допустим, 14 дней) опасно тем, что претензия, направленная по юридическому адресу, может не дойти до партнёра вовремя.

• Обращение в суд
• Прочие значимые в Вашем случае детали договора

Различия между договором возмездного оказания услуг и агентским договором

Как грамотно оформить договор оказания услуг, чтобы у налоговой не возникло вопросов

• Присвойте договору уникальный порядковый номер. В названии укажите, что заключаете договор возмездного оказания услуг.
• Если вы самозанятый, пишите полное название договора с номером в обосновании платежа, когда выставляете чеки в личном кабинете.
• Заключите договор на конечный срок, например, на 3 месяца или 1 год.
• Подробно опишите результат от услуги, который получит заказчик.
• Приведите график платежей, распишите этапы и сроки.
• Не используйте фразы и обороты, характерные для трудовых договоров, например, «испытательный срок», «исполнение трудовых обязанностей и поручений руководителя», «режим рабочего времени», «рабочее время», «отпуск», «больничный лист» и т. п.

Правовое регулирование договора услуг

В Гражданском кодексе есть отдельная глава 39, которая регулирует возмездное оказание услуг между ООО и ИП. Образец договора должен учитывать эти положения. Кроме того, для отдельных видов услуг предусмотрены специальные нормы. Это НИОКР, перевозка, транспортная экспедиция, услуги банков, хранение, поручение, комиссия, доверительное управление имуществом.

Так, если организация заказывает у индивидуального предпринимателя услугу по перевозке грузов, недостаточно руководствоваться только разделом 39 ГК РФ. Обязательно учитывайте положения главы под номером 40. В отношении других услуг, например, образовательных, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных, специальных норм ГК РФ не устанавливает.

Договор с ИП, как с субъектом предпринимательской деятельности, обязательно заключается в письменной форме.

Правила составления договора на оказание услуг

Согласно Гражданскому кодексу, договор на оказание услуг может распространяться на разнообразные услуги – образовательные, телекоммуникационные, туристические, юридические, медицинские, информационные и т.д. По своему характеру договор может быть возмездным (клиент обязуется оплатить оказанные услуги) или безвозмездным (услуги оказывают бесплатно). Одно из основных требований к тексту документа – он должен включать все существенные условия, а именно:

• предмет договора – название и описание предоставляемой в его рамках услуги. Описание должно быть максимально полным и подробным, содержать детальный перечень работ, чтобы клиент мог составить расширенное представление о том, что он получает, заключив сделку. Важно избегать размытых формулировок, а также фактических неточностей;
• временные рамки действия договора – дата, с которой документ вступает в силу и до которой действует. Без указания сроков договор будет считаться незаключенным – невозможно определить, были ли оказаны услуги;
• стороны договора – требования к составлению договора на оказание услуг включают обязательное и подробное указание тех, кто его заключает, как исполнителя, так и заказчика. В текст документа заносится наименование компании или ФИО, если речь идёт о физическом лице, контактные данные, сведения о регистрации;
• размер и порядок оплаты – для возмездных договоров это является обязательной частью документа. Прописывается полная стоимость оказанных услуг, механизм оплаты (сразу полная сумма, помесячно, в виде подписки, в кредит и т.д.). Обязательно указывается валюта оплаты, также может использоваться бартерная форма взаиморасчетов.

Кроме того, по договоренности между сторонами другие положения можно указать как существенные условия. Информация об этом указывается в тексте документа.

Порядок составления договора на оказание услуг обычно следующий:

• стороны сделки, сведения о них;
• описание предоставляемых услуг (предмет договора);
• сроки предоставления услуг;
• цена, механизм оплаты;
• механизм и критерии оценки качества предоставленных услуг;
• права и обязанности сторон, а также их ответственность за нарушение условий договора, срыв сроков, отказ от оплаты и другие подобные действия;
• алгоритм разрешения споров, если они возникнут;
• дата, место подписания документа.

Иногда составляется также дополнительное соглашение как дополнение к основному договору, в котором могут указываться конкретные условия сотрудничества, если по каким-либо причинам их нецелесообразно указывать в теле контракта. Также допсоглашение может продлевать срок действия основного договора, если он устраивает обе стороны и нет необходимости его перезаключать. Договор составляется в письменной форме, его государственная регистрация не обязательна. К договору могут прилагаться дополнительные документы (например, лицензия на выполнение определенных работ), если это требуется.

Виды бизнес-процессов

Существует множество видов бизнес-процессов, которые можно разделить на 6 категорий:

• основные – это сквозные процессы, в ходе их выполнения создается конкретная ценность для потребителя;
• вспомогательные или обеспечивающие – необходимы для того, чтобы могли осуществляются основные процессы, но непосредственно полезной ценности для потребителя не создают;
• управляющие – контролируют выполнение основных и обеспечивающих процессов, соответствие ключевым целям компании;
• сопутствующие – такие процессы являются лишь частью деятельности компании, не могут выступать основным источником дохода;
• процессы развития – важны для повышения производительность и получения более высокой прибыли в будущем;
• процессы совершенствования – позволяют улучшать деятельность и результаты бизнеса.

Также разделяют бизнес-процессы:

По форме:

• внутренние – решают задачи внутри организации;
• внешние – необходимы для урегулирования отношений с клиентами, партнерами, поставщиками и другими сторонними лицами.

По функции:

• структурные – поддерживают и оптимизируют процесс работы;
• функциональные – применяются непосредственно для выполнения текущих задач.

Программы и сервисы для создания модели бизнес-процесса

Для моделирования применяют специальный софт и сервисы. Они позволяют построить схему с использованием общепринятых условных обозначений, обеспечивают наглядность и доступность информации.

Программы:

• Bizagi Process Modeler;
• Visual Paradigm;
• ELMA BPM;
• Fox Manager;
• ARIS Express;
• Business Studio;
• ABC-FlowCharter;
• CorelFlow;
• Visio;
• Proplan;
• Ablauf-Profi;
• Vamos-BE;
• SYCAT;
• AENEIS;
• ARISToolset;
• AIBAS;
• Camunda-modeler.

Онлайн-сервисы:

• сайт Diagram.ly;
• сервис на сайте yWorks.

Создадим модели бизнес-процесса «как есть». Основным бизнес-процессом предметной области является процесс предоставления рекламных услуг. Процесс регламентируется законодательством Российской Федерации. Механизмом процесса является специалист по рекламе.

Входящими потоками процесса являются: заказ клиента, исходные данные и вопросы клиента. Выходящими потоками являются: договор на оказание рекламных услуг, выполненные работы, несогласованные условия, решенные вопросы и размещенные рекламные материалы. Модель процесса «как есть» представлена на рисунке 1.

Процесс предоставления рекламных услуг состоит из следующих процессов:

1. Работа с клиентом.
2. Заключение договора.
3. Выполнение работ по договору.

Краткое описание бизнес-процесса.

Определить статус физического лица на сайте ФНС.

1.Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.

2.Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.

3.Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.

Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.

Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.

Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):

— Моделировать

— Оптимизировать

— Автоматизировать бизнес-процесс.

В следующей статье разберемся с определением «бизнес».

Отличия профессионального составления договоров от скачивания шаблона из Интернета

В судебной практике часто встречаются споры, вытекающие из-за первоначально юридически неправильно оформленного соглашения между сторонами. Приводит к подобному исходу использование готового шаблона, скачанного из Интернета, или документа, разработанного без учета индивидуальных потребностей клиента, в том числе созданного с помощью специальных конструкторов.

Хотя шаблонная документация призвана быть гибкой и подходить под многие случаи применения, в реальной жизни заинтересованные стороны сталкиваются с рядом проблем. Неучтенные особенности субъектов предпринимательской деятельности, не продуманные условия действия правоотношений при возникновении нестандартных ситуаций, не проработанные спорные вопросы, дающие основания для использования «лазеек» контрагентом, что может негативно сказываться на функционировании бизнеса, в том числе вести к потере денег, времени и сил на дальнейшие прения сторон. В сравнении с указанными издержками цена на услуги по составлению договора кажется уже не такой высокой.

Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

• Предмет договора

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

• Порядок оплаты

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

• Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

• Условия о гарантийных обязательствах.
• Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

• Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

• Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

• Срок действия договора

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

• Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

• Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.

• Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

• Договорную подсудность
• Иные существенные условия при заключении договора

Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.

Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.

Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.

Согласование договоров: кто участвует в процессе?

Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор (финансовый аспект) и юрист (правовая экспертиза). Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.

Если компания использует систему электронного документооборота (СЭД), согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, т.е. договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования (например, MS Outlook) или программный продукт, разработанный специально для этих целей.

Так или иначе, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия договора попадает на согласование одновременно ко всем специалистам, а оригинальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Последнему останется только сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования (Пример 1).

Пример 1.Лист согласования к договору

Похожие записи:

• ПФР и ФСС РФ объединяются. К чему готовиться работодателям
• Как начисляются алименты с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
• Замуж за иностранца в Украине: что следует учесть