Книга учета доходов и расходов: практические советы по заполнению

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга учета доходов и расходов: практические советы по заполнению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В статье 346.16 прописан перечень расходов, которые можно учесть при УСН и вычесть из доходов при расчете налога. Перечень закрытый, поэтому все, что в этот список не вошло, расходами признавать нельзя.

Пошагово, как вести бухгалтерию ИП самостоятельно в 2022 году

Ведение бухучета своими силами достаточно простая работа, если следовать определенному порядку. Если операции раньше фиксировались только для налоговых расчетов, а потом решили создать полноценный учет, то сначала надо провести инвентаризацию имущества и обязательств. То есть проверить складские запасы, оценить производственные объекты – автомобили, станки, склады, цеха, здания. Плюс составить список должников и кредиторов, задолженности по налогам и взносам. Затем внести информацию в программу, чтобы видеть реальное положение дел на начальном этапе.

Затем строится бухгалтерия ИП с нуля:

1. Посмотрите Налоговый кодекс. Составьте таблицу сроков отчетности и уплаты налогов по каждой системе налогообложения. Сравните их по количеству отчетов, графику платежей. Если бизнес уже работает, то посмотрите на текущие или запланированные финансовые потоки с точки зрения удобства и возможностей своевременной оплаты налогов.
2. Выберите режим налогообложения. Если планируете работать с крупными компаниями, то выбирайте ОСНО. Потеряете на НДС, но выиграете на обороте. Для среднего и мелкого бизнеса, где налог на добавленную стоимость партнерам не важен, выгодней УСН.
3. Запланируйте появление сотрудников, даже если пока их нет. Изучите, как правильно вести бухгалтерский учет заработной платы и страховых взносов.
4. Подумайте, как будете получать и выдавать документы. А также способ их хранения.
5. На основании предыдущих 4 пунктов выберите метод учета операций – бумажный, MS Office, сервисы-онлайн, стационарные программы для ведения бухгалтерии ИП.
6. Исходя из вида деятельности, составьте план счетов.

Сроки сдачи отчетности ИП в 2022 году

В 2022 г. предприниматель сдает отчеты за предыдущий период и текущий. Чтобы не пропустить сроки, перенесите календарь бухгалтера для ИП на 2022 г. на планшет, компьютер, телефон или распечатайте и положите перед глазами. Для удобства отчетность разбита на 3 группы.

Отчеты предпринимателя за себя:

Что считается доходами и расходами на данном налоговом режиме

Для ООО и ИП применение УСН 15 процентов означает обязанность отражать доходы и расходы в книге учета (КУДиР). Не все они признаются ФНС в качестве определяющих налоговую базу.

Доходы

В соответствии с положениями Налогового кодекса РФ, днем получения дохода считается день его поступления на расчетный счет в банке либо в кассу. Доходами на УСН 15% могут считаться поступления денежных средств:

• от продажи собственной продукции,работ или услуг;
• от продажи товаров, приобретенных для дальнейшей реализации;
• от реализации имущественных прав;
• полученное безвозмездно имущество, работы, услуги или имущественные права;
• штрафы, пени и другие санкции за нарушение контрагентом условий договора (при условии, что другая сторона согласна с этим нарушением или имеется соответствующее судебное решение);
• в виде процентов по предоставленным компанией кредитам и займам;
• от долевого участия в других организациях;
• от аренды или субаренды имущества;
• от участия в простом товариществе;
• поступления в иностранной валюте, которые необходимо пересчитать на день поступления по действующему курсу;
• доходы в натуральной форме — по рыночным ценам.

Штраф за несвоевременную уплату налога и сдачу отчетности

За несвоевременную подачу налоговой декларации Налоговым кодексом РФ предусмотрен штраф в размере 5% указанной в ней от суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки. Минимальный штраф при этом составляет — 1000 рублей, чаще всего его накладывают при несвоевременной сдаче нулевого отчета. Максимальный размер штрафа ограничен 30% от заявленной суммы налога, обычно его начисляют при опоздании с отправкой декларации более чем на полгода.

Кроме начисления штрафа, ФНС может заблокировать расчетный счет предпринимателя или компании. К этой мере прибегают, если декларация не была сдана в течение 10 дней после установленного срока.

Также предприниматель или организация могут быть оштрафованы за просрочку уплаты налога (за опоздание с перечислением авансовых платежей штраф не накладывается). Размер штрафа составляет 20% от неперечисленной в бюджет суммы. Но такая мера допустима только в том случае, если налоговики докажут, что неуплата была допущена умышленно. Если налоговая декларация была подана верно и в срок, но платеж не был перечислен, то ФНС может начислить только пени: за первые 30 дней просрочки — 1/300 ставки рефинансирования, с 31 дня — 1/150.

Сроки уплаты налога и подачи декларации

Уплата налога производится авансом за каждый отчётный период не позднее 25 числа месяца, следующего за его окончанием. Отчётными периодами по налогу при УСН являются первый квартал, полугодие и 9 месяцев. Таким образом, налогоплательщик производит три авансовых платежа в течение года.

Налоговым периодом по налогу при УСН признается год. Когда он заканчивается, налогоплательщики производят перерасчёт суммы налога. Разница между налогом к уплате и фактически перечисленной суммой авансов должна быть уплачена в такие сроки:

• организациями — не позднее 31 марта следующего года
• предпринимателями — не позднее 30 апреля следующего года. В 2022 году крайний срок сдачи перенесён на 04 мая, так как 30 апреля выпадает на выходной

Как выбрать объект налогообложения?

Предприниматели сами решают, какой объект выбрать и указывают это в уведомлении о переходе на упрощенную систему налогообложения.

Выбор делают не раз и навсегда — с начала календарного года можно поменять один объект на другой.

Выбора нет только у участников договоров простого товарищества и доверительного управления имуществом — они могут применять только объект «Доходы минус расходы».

Какой объект для вас лучше — «Доходы» или «Доходы минус расходы» зависит от соотношения выручки и затрат в вашем бизнесе.

Понятно, что в разные периоды может быть по-разному, но нужно высчитать примерное соотношение. Если затраты не будут превышать 60% в общей доле выручки, то лучше остановиться на объекте «Доходы». При больших затратах становится выгодным объект «Доходы минус расходы».

Помимо этого, нужно быть уверенными, что все расходы можно будет документально подтвердить, потому что неподтвержденные расходы налоговая инспекция не примет.

Если большие расходы предстоят только на начальном этапе бизнеса (например, будет закупаться оборудование, мебель для офиса, инструменты и т.д.), то выгоднее сначала выбрать объект «Доходы минус расходы», а со следующего года перейти на «Доходы».

При небольших оборотах до 500 тысяч рублей в год всегда выгоднее объект «Доходы», т.к. в этом случае весь налог покрывается за счет фиксированных страховых платежей ИП за себя.

Чтобы выбрать, какой объект налогообложения выгоднее, нужно знать примерный уровень предстоящих доходов и расходов.

Ведение книги учета доходов и расходов

Налоговый учет ИП на УСН ведется с использованием книги учета доходов и расходов (КУДиР) — основного налогового регистра (ст. 346.24 НК РФ) при УСН.

Ведение КУДиР производится с соблюдением условий:

• В книге отражаются доходы в соответствии со ст. 346.15 НК РФ и расходы, поименованные в закрытом списке ст. 346.16 НК РФ.
• Запись производится в хронологическом порядке с выведением итогов на отчетную дату. Данные должны быть подтверждены документально.
• Корректировочная запись (например, по факту возврата от покупателя) выполняется аналогично записи по исходной операции (продаже), но со знаком «минус» в колонке с суммой операции.
• Реквизиты подтверждающих документов отражаются в КУДиР в столбце для внесения информации об основании записи.
• КУДиР за налоговый период формируется полностью, все разделы, даже при наличии незаполненных разделов или отсутствии деятельности.
• Обязательным к заполнению являются все разделы, касающиеся учета доходов и расходов, основных средств, полученного убытка и сумм расходов для снижения налога.

Данные КУДиР используют для определения величины налога по УСН при уплате авансовых платежей и расчете с бюджетом по итогам налогового периода. Сводные показатели КУДиР отражаются в декларации, представляемой налогоплательщиком по итогам года.

Контроль данных производится при налоговой проверке, основными задачами которой являются:

• определение полноты учета доходов и документального подтверждения расходов;
• подтверждение правильности внесения показателей в КУДиР и декларацию;
• выявление точности исчисления единого налога по отчетным и налоговым периодам.

Ведение книги осуществляется в ручной (в бумажном варианте) или электронной форме с последующим выводом на печать. Книга формируется по налоговому годовому периоду, прошивается и заверяется предпринимателем. Для каждого календарного года открывается новая книга вне зависимости от того, велась ли ранее деятельность. Заверять КУДиР в ИФНС не требуется.

Минимальный налог на УСН Доходы минус Расходы

Согласно ст. 346.18 НК РФ, налогоплательщик, применяющий объект налогообложения УСН Доходы минус расходы, должен уплатить минимальный налог, если сумма налога, рассчитанная обычным порядком (в том числе и при применении дифференцированной налоговой ставки), меньше, чем сумма минимального налога, т.е. 1% от доходов.

Обратите внимание: налоговой базой для расчета минимального налога будут не доходы, уменьшенные на величину расходов, а полученные доходы. При этом, минимальный налог рассчитывается только для варианта УСН Доходы минус Расходы.

Минимальный налог рассчитывают и уплачивают только по итогам налогового периода (календарного года), по итогам отчетных периодов (1 квартал, полугодие и 9 месяцев) минимальный налог не считают и не выплачивают.

Пример

Организация, работающая на УСН Доходы минус расходы и применяющая налоговую ставку 15%, получила следующие итоги 2019 года:

• доходы 10 млн рублей;
• расходы 9,5 млн рублей.

Налоговая база для расчета единого налога обычным порядком составила 500 тыс. руб. (10 000 000 руб. минус 9 500 000 руб.), а сумма единого налога по итогам года равна 75 тыс. руб. (500 000*15% = 75 000).

Минимальный налог составит 100 000 руб. (доходы 10 000 000 *1%), заплатить надо большую из этих сумм, т.е. 100 000 рублей. При этом учитываются все авансовые платежи, если они были уплачены.

Что мы имеем в сухом остатке после такого подробного знакомства с УСН Доходы минус расходы? Однозначно — этот налоговый режим является самым выгодным для российского налогоплательщика в случае, если налог рассчитывается на базе полученных доходов. Но здесь нельзя упускать из виду два момента:

1. Самостоятельный учет и отчетность для руководителя бизнеса или ИП будет значительно сложнее (в сравнении с УСН Доходы), в связи с большим количеством нюансов признания расходов. Возможно, придется закладывать расходы на бухгалтера или специализированный сервис, впрочем, эти суммы даже для малого бизнеса можно признать несущественными.

2. Серьезная бюрократическая помеха в виде повышенного внимания налоговых органов к заявленным расходам. С этой проблемой тоже можно справиться, если соблюдать следующие правила:

• осознанный выбор контрагентов. Достаточно один раз разработать внутреннее положение о порядке проверки партнеров и соблюдать его;
• документальное оформление расходов должно вестись согласно правилам учета. Каждый расход подтверждается дважды – документом об оплате и об осуществлении хозяйственной операции;
• быть готовым обосновать произведенные расходы деловой целью, т.е. направленностью на получение прибыли;
• помнить, что не все произведенные расходы можно учесть, даже если они были продиктованы предпринимательской необходимостью.

Процедура перехода на упрощенный налоговый режим

Если вновь созданный субъект предпринимательской деятельности решил работать на упрощенной системе налогообложения, то он при оформлении документов должен выбрать режим УСН (на это дается 30 дней, иначе в автоматическом режиме будет применяться ОСН). Работающие фирмы, которые по всем критериям имеют право использовать упрощенку, должны подать в контролирующий орган по месту регистрации заявление. Чтобы перейти на УСН в 2016 году, нужно было подать заявку до 31 декабря 2015 года (в 2017 году – до 31 декабря 2016 года и т. д.). Если после перехода на упрощенку совокупный доход субъекта предпринимательской деятельности превысит установленный лимит, то он потеряет право применять УСН, и с момента, с которого пошло превышение, будет применяться общая система налогообложения.

Какие недостатки есть у упрощенного налогового режима?

Несмотря на большое количество преимуществ, из-за которых субъекты предпринимательской деятельности стали массово переходить на УСН, у этой системы налогообложения есть и ряд недостатков. В данном случае речь идет об отсутствии возможности работать с налогом на добавочную стоимость. Именно этот фактор и вынуждает многих индивидуальных предпринимателей и Общества с Ограниченной Ответственностью отказываться от упрощенного налогового режима, благодаря чему им удается сохранить деловые отношения со своими крупными деловыми партнерами.

Но и здесь Правительство РФ пошло на уступки субъектам предпринимательской деятельности, работающим на УСН, и позволило при необходимости выделять в счетах-фактурах налог на добавочную стоимость. Таким образом, их контрагенты получают законное право применять вычеты по НДС, которые снижают их налоговые обязательства перед бюджетом. ИП и ООО после выделения в счетах-фактурах будут вынуждены уплатить эти суммы налога, но в то же время они не имеют права учитывать его ни в расходах, ни в доходах (это новшество вступило в силу в 2016 году).

Что указывают во втором разделе КУДиР

Как предписывает общий порядок, второй раздел должен заполнять плательщик на УСН «Доходы минус траты», у которого есть основные средства (ОС). Поскольку речь идет о расчетах, то обратиться за помощью по заполнению лучше к бухгалтеру. Как принято, заполнить нужно будет 4 таблицы, с учетом того, что сведения сюда заносятся за 1 кв., 6 мес., 9 мес., год. Стандартно указывают:

• порядковый № хозяйственной операции;
• название ОС;
• дату его оплаты, представления документов на госрегистрацию, введения в эксплуатацию;
• начальную цену приобретенного объекта;
• действительный срок полезного использования;
• остаточную цену объекта;
• число кварталов, на протяжении которых будет использоваться объект;
• списанную долю стоимости ОС за указанное выше количество кварталов;
• опять же списанную долю по цене ОС, но только за 1 квартал и т. д. по необходимости записывают остальные сведения.

Все траты по ОС, нематериальным активам (НА), которые учитывают согласно п. 3 ст. 346.16 НК РФ, нужно отображать по разд. 2 на последнее число конкретного периода. По факту прописывают величину уплаченных сумм. Но на протяжении самого периода траты принимают одинаковыми долями.

Возвращаясь к вопросу о заполнении граф второго раздела, следует также обратить внимание, что из них гр. 14 и 15 не заполняются по ОС и НА, которые приобретены (созданы и т. д.) плательщиком во время применения им УСН.

Пример 1. Образец занесения данных во второй раздел КУДиР

Заполнение данного раздела, как правило, вызывает у плательщиков больше всего вопросов, хотя на самом деле сделать это не так уж и сложно. В предложенном варианте заполнения использованы следующие условные данные.

ИП, до перехода на УСН («Доходы минус траты»), 15.01.2022 приобрел компьютер, остаточная цена которого составляет 20 тыс. рос. руб. Эксплуатировать его он начал с 31.01.2022. Согласно ПП РФ № 1 от 01.01.2012 срок полезного действия ПК (машины офисные прочие, код по ОК 013-2014 значится как 330.28.23.23) варьируется от 2 до 3 лет. Соответственно, остаточная цена данного ОС (компьютера) списывается за первый же год.

Отсюда следует, во втором разделе КУДиР следует записать: № операции, название ОС («ПК»), дату его приобретения и начала эксплуатации. Т. к. компьютеры госрегистрации не подлежат, то в гр. 4 проставляют прочерк. Далее, в гр. 5 (начальная цена ПК) тоже ставится прочерк, поскольку ОС приобретено во время применения другого режима.

ИП должен также указать: остаточную цену (гр. 8), количество кварталов, на протяжении которых будет эксплуатироваться ПК (гр. 9), а также сведения по долям стоимости ПК (гр. 10 и 11).

Особенности налогового учета на УСН Доходы минус расходы

На этом сложности с учетом затрат для упрощенной системы не заканчиваются. В общем случае, расходы признаются при соблюдении указанных выше условий, а также их оплаты (потому что на УСН действует кассовый метод). Но кроме того, для отдельных категорий расходов действуют особые правила учета.

1. Расходы на приобретение основных средств

Основные средства – это оборудование, недвижимость, транспорт и другие средства труда, которые можно использовать больше года, а их стоимость превышает 100 тыс. рублей. При расчете авансового платежа стоимость ОС учитывают в расходах в течение года, равными частями по отчетным периодам, в последнее число каждого квартала.

Учитывать расходы на ОС можно с того отчетного периода, в котором выполнялось последнее из двух условий: оплата стоимости основного средства или ввод его в эксплуатацию. Например, если основное средство было оплачено и введено в эксплуатацию в первом квартале, то при расчете авансового платежа за этот отчетный период нельзя сразу учесть всю сумму затрат. Стоимость основного средства в этом случае надо разделить на четыре равных части и учитывать ее до конца года.

2.Расходы на закупку товаров, предназначенных для дальнейшей реализации.

Стоимость товаров, которые закуплены для перепродажи, нельзя учесть сразу после оплаты, их надо еще реализовать. Это, конечно, сильно затрудняет расчет единого налога, особенно для оптовой торговли.

3.Расходы на приобретение сырья и материалов.

Учесть эти затраты можно при соблюдении двух условий: оплаты и поступления от поставщика. Расходы при этом учитываются по более поздней дате выполнения одного из условий.

Исследуемая система налогообложения для компании является одним из вариантов исчисления платежей в бюджет для более мелких и средних фирм, которая позволяет понизить нагрузку предприятий со стороны государства и облегчить им учет.

Плательщики УСН освобождаются от налога на прибыль с УСН «Доходы минус расходы», НДС и отчислений на имущество. Вместо этих налогов они платят сумму, исчисленную от объекта, избранного предприятием варианта УСН при переходе на эту систему. Остальные платежи (начисления зарплаты, НДФЛ, транспортный, налога на землю, воду, акцизы) начисляются и уплачиваются плательщиком УСН в согласовании со обычными правилами, которые были установлены действующими нормативно-правовыми актами.

Налог, уплаченный при УСН, может быть рассчитан на базе следующих вариантов: «Доход минус затраты» либо «Доход».

В первом варианте применяется ставка пятнадцать процентов. Во втором доход облагается налогом по ставке шесть процентов. Законами субъектов России могут понижаться данные выплаты. С объектом «Доход минус затраты» ставка может быть установлена ​​от 5 до 15 процентов, а при объекте «Доход» — от 1 до 6 процентов.

Есть возможность применять УСН с даты регистрации компании в текущем году. Есть необходимость поставить в известность ИФНС о своем желании вести деятельность по УСН. Нарушение максимального срока для подачи извещения о применении УСН приведет к невозможности ее использования.

Изменение налоговой системы можно будет совершить только со следующего года. Если в текущем году компания выходит за установленные лимиты, то право применения этой системы исчерпывается.

Бухгалтерский и налоговый учет доходов и расходов при УСН производится выбранным способом, который указан в политике компании. Методы установлены законом о правилах бухгалтерского и операционного учета, а налоговые способы прописаны в гл. 26.2 НК РФ.

Организация на УСН «Доходы минус расходы» ведет бухучет так же, как и в ситуации с ОСН. Так как эти компании, как правило, небольшие, они имеют право применять облегченные способы ведения финансовой документации:

• Бухучет, похожий на ОСНО, но позволяющий не применять некоторые ПБУ, при внедрении сокращенного плана счетов и облегченных регистров.
• Упрощенный учет, который ограничивается ведением регистрации операций хозяйственной работы, но с внедрением способа двойной регистрации сделок в нем.
• Обычный учет — ведение записи фактов о финансовой работе без использования способа двойной записи.

Компания может также избрать вариант подготовки денежной отчетности — полный либо сокращенный.

Налоговый период для УСН составляет год, а налоговая декларация от компании принимается 1 раз до 31.03.

Одновременно на протяжении года платежи авансом должны производиться каждый квартал. Выплаты делают на 25-й день послеотчетного месяца.

Прибыль, которая не учитывается на УСН

Сюда относятся доходы, отраженные в ст. 251 НК РФ:

• Получение залога либо депозита.
• Имущество, которое было принято в качестве вклада в УК.
• Средства, приобретенные агентом для исполнения порученного ему распоряжения.

При УСН также не учитываются следующие финансовые поступления:

• Возвращенный задаток.
• Средства, приобретенные от поставщика за бракованные продукты, возвращенные ему.
• Средства, которые возвращены из-за некорректных данных.
• Возврат неверно переведенных сумм.
• Средства ФСС для возмещения затрат на пособие по нетрудоспособности и материнству.
• Возврат переплаченных налоговых платежей и авансов.
• Возвращенный аванс.

Признание материальных расходов в УСН

Рассмотрим, какие затраты предприятия или ИП отмечены в части 2 ст. 346.17 НК РФ. Отчисления по налогу УСН «Доходы минус расходы», которые принимаются в день уплаты долга, могут быть произведены одним из последующих методов:

• Перевод средств с текущего счета налогоплательщика.
• Выдача наличных из кассового аппарата.
• Любой иной метод погашения задолженности.

Такие расходы по УСН включены в список, согласно законодательству:

• Покупка сырья для производственных задач.
• Закупка бытового и любого другого оборудования.
• Закупка компонент, полуфабрикатов.
• Приобретение работ и услуг, задействованных в производственном процессе.
• Внедрение основных средств, связанное с природоохранной работой.

Затраты, которые связаны с расчетами за вознаграждение в рамках УСН, признаются аналогичным образом, как и материальные издержки.

В части перечня затрат при УСН, которые связаны с вознаграждением за работу, также следует придерживаться рекомендаций гл. 25 НК РФ.

Значения расходов включают:

• Начисление зарплаты работникам.
• Премии и иные поощрительные платежи.
• Стоимость бесплатных услуг, возмещаемых для сотрудников по ЖКХ, питанию.
• Траты на покупку и создание униформы для служащих, передаваемой им безвозмездно либо по сниженной цене.

Полный перечень издержек включен в ст. 255 НК РФ.

Траты на оплату стоимости продуктов, которые были приобретены в целях предстоящей реализации, принимаются по мере их продажи.

Иными признаками признания затрат являются:

• Выплаты, которые списываются на дату реальной уплаты налоговых платежей.
• Траты по объектам ОС и НА.
• При оплате при помощи векселя. Если он передан третьим лицам, то дата признания расхода соответствует времени его перевода.

Похожие записи:

• Оформление наследства в Украине: как оформить по завещанию и без него
• Какие социальные выплаты будут проиндексированы в 2023 году
• 1.3. Охрана изображения гражданина