Взаимный зачет излишков и недостач, выявленных при инвентаризации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Взаимный зачет излишков и недостач, выявленных при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Выявление недостачи при инвентаризации
Чаще всего учет и подсчет товаров производятся в ночное время или выходные дни. Таким образом торговые предприятия повышают экономическую эффективность работы и не останавливают реализацию товаров. В результате компания исключает возможность потери доходов и не создает проблем для покупателей.
Выявить недостачу по итогам инвентаризации склада можно выполнив пересчет единиц имеющейся номенклатуры или позиций, прошедших регистрацию в товарной базе магазина. Затем нужно сопоставить количество наличной продукции с цифрами, указанными в последних отчетах. Расхождение может быть, как в большую сторону – в этом случае говорят об излишках, так и в меньшую – в этом случае речь идет о недостаче. После проведения инвентаризации необходимо документально оформить результаты, составив акты с полной описью каждой торговой позиции.
При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?
Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.
Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:
- ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
- ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
- ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.
Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:
- штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
- фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
- проведение контрольных бухгалтерских проверок.
Перед оформлением необходимого ТМЦ требуется провести ряд действий. Первое подразумевает инвентаризацию. После получения результатов инвентаризации владельцу компании (или главному бухгалтеру) далее потребуется приложить все бумаги, с помощью которых можно будет подтвердить затраты. К таким бумагам следует отнести:
- чеки;
- подписанные договоры;
- акты.
Иногда размер недостачи выше установленных норм. В этом случае работодатель должен начать служебное расследование для выявления виновного лица. Нужный документ называется ведомостью. Она составляется на основе полученных данных и содержит:
- объем недостачи;
- сведения о ранее отмеченных потерях товара или о его порче;
- разница рыночной стоимости продукта с его балансовой ценой.
Оформленный документ нужно передать на подписание комиссии, собранной для ревизии. Далее ведомость направляется в бухгалтерию, где работники отдела сверяют указанные сведения с состоянием имущества на предприятии в момент первоначальной инвентаризации.
Удержание с виновных лиц
Порядок взыскания компенсации при недостаче большинство предприятий прописывают в договоре, заключаемом во время трудоустройства потенциального работника. Таким образом, гражданин предупрежден, что в случае обнаружения нехватки товаров или денег по его вине, он будет наказан. При этом тяжелые ситуации найдут отражения в законе.
ВНИМАНИЕ! В договоре также указывается степень материальной ответственности сотрудника. Например, полная материальная ответственность имеет у завхоза и главного бухгалтера.
При недостаче, полученной на основе результатов проведенной инвентаризации, оба сотрудника будут выплачивать компенсацию в полном размере. Выделяют также ответственность:
- Коллективную.
- Частичную.
Коллективная часто встречается в супермаркетах, и выражается в виде деления недостачи при инвентаризации поровну между всеми сотрудниками. При этом ответственность за вверенный продукт лежит на каждом работнике.
На каких основаниях проводится инвентаризация
Начнём с того, что у многих людей, понятия недостачи и инвентаризации неразрывно ассоциируется с торговлей. Это в корне неверное суждение. Инвентаризация необходима на любых предприятиях, независимо от направления деятельности, в том числе, бюджетным организациям. По сути, инвентаризация проводится для выявления избытков или недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе организации. Сюда можно отнести товары, денежные средства, мебель и даже подотчётную документацию.
По способу проведения, инвентаризация может быть плановой и внеплановой. В первом случае, проведение данной процедуры регулируется нормативными документами предприятия. Периодичность проверки устанавливается руководителем, в зависимости от оборота и специфики деятельности.
Основаниями для внеплановой инвентаризации могут послужить чрезвычайные происшествия. Например:
- Подозрение на хищение товаров;
- Пожар на складе;
- Продажа предприятия.
Кроме того, проверка наличия товарно-материальных ценностей может производиться при смене лица, ответственного за хранение.
По итогам выполнения инвентаризации материальные ценности, которые имеются в наличии, сверяют с бухгалтерскими документами. В ситуации выявления несоответствий в рамках взвешивания, измерения и пересчёта делают опись либо заполняют необходимый документ. В том случае если будут выявлены отклонения, делаются отметки в ведомости расхождений. К списку обязательной документации относят следующие типы актов:
- «ТОРГ-6» — акт о завесе тары.
- «ТОРГ-7», являющийся формой для заполнения журнала регистрации товарно-материальных ценностей.
- «ТОРГ-15» — акт для отражения некачественных товаров и продуктов.
- «ТОРГ-16» включает в себя информацию о списании товаров.
- «ТОРГ-20» содержит сведения о дальнейших действиях с излишками либо недостачей.
- «ТОРГ-21» — акт о пересортировке овощей и плодов.
Последствия и ответственность
Кто платит недостачу в магазине, на производстве, предприятии или в любом другом месте ее выявления?
В том случае если по итогам инвентаризации обнаружили нехватку чего-либо, то материальную ответственность возлагают на виновного сотрудника, который обязан впоследствии компенсировать нанесенный предприятию ущерб. Если, например, имеет место быть недостача на складе, то ответственность несет кладовщик, если он является материально-ответственным лицом согласно внутренним приказам организации. Для этого сначала составляют акт проверки, подтверждающий факт вины согласно действующему законодательству. Если виновный сотрудник согласен с предъявленной суммой недостачи, то он составляет объяснение, указывая свои мотивы, а также причины нанесения материального урона компании.
Когда нельзя взыскать ущерб
При взыскании среднемесячного заработка с виновных лиц руководство обязано учесть ряд обстоятельств, за наступление которых персонал ответственности не несет. Согласно ст. 239 ТК РФ работник не считается виновным, если причиной недостачи при инвентаризации стали следующие обстоятельства:
- пожар, забастовка, террористический акт, военное действие, стихийный катаклизм и прочий форс-мажор;
- вынужденная самооборона или физические (психологические) угрозы, как в случае с ограблением;
- отсутствие соответствующих условий хранения;
- нормальный хозяйственный риск.
Основания для проведения инвентаризации
Проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей приходится всем юридическим лицам. Считается, что эта процедура нужна только в организациях, занимающихся торговой деятельностью, однако это не так.
Обратите внимание! Даже государственные предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества по тем же правилам. Документы, электронные средства, столы и стулья – все они относятся к ТМЦ и должны быть оценены и пересчитаны.
Проверки для проведения инвентаризации могут совпадать с планом либо осуществляться вне его. Для обоих видов следует соблюдать указания и правила, а также установленные сроки. Выявленные недостачи или превышение количества ТМЦ должны отображаться в документах, соответствующих требованиям.
Инвентаризация по плану должна проводиться по планам, подготовленным заранее. Для всех юридических лиц сроки будут разниться в зависимости от объемов производства и сфер деятельности. Помимо проверки по плану, можно производить и инвентаризацию вне плана.
Если же на предприятии была обнаружена нехватка имущества при проведении плановой либо внеплановой проверки, должна быть составлена ведомость.
Такой документ включает в себя данные о разнице между реальным состоянием нахождения ТМЦ на предприятии и остатком по бухгалтерскому учету:
- объем недостачи, выраженный в денежном эквиваленте;
- сведения о допустимых пределах потери или порчи товаров в организации;
- разница в цене между рыночной стоимостью вещей и балансовой.
Обратите внимание! Окончательно оформленный документ передается на подписание инвентаризационной комиссии, после чего ведомость отправляется в бухгалтерию. Работники этого отдела проверяют сведения, указанные в учете, и фактическое состояние имущества.
Оформляют нехватку товарно-материальных ценностей через установленные законодателем формы единого вида:
- инвентаризационный документ о товарах, находящихся в пути;
- опись вещей, находящихся на хранении на складе предприятия;
- ведомость сличения общего типа.
Недостача материально-производственных запасов или их порча сверх норм относятся на счет виновных лиц. Причем согласно ст. 243 Трудового кодекса виновный работник должен возместить всю сумму причиненного ущерба, которая не может быть выше рыночной цены недостающего имущества и ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).
Отнесение на счет виновного работника недостачи имущества по балансовой стоимости оформляют проводкой по дебету счета 73 и кредиту счета 94. Разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 98.
По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности эту разницу списывают пропорционально доле погашенной задолженности по дебету счета 98 и кредиту счета 91-1.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации по дебету счета 91-2 и кредиту счета 94. Отметим, что в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.). Это указано в п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации.
Списание при обнаружении нехватки средств производится:
- в календарном году, во время которого была проведена проверка,
- ответственным на осуществление инвентаризации гражданином,
- с вещей или иных ценностей в одном наименовании,
- с вещей или ценностей в одном количестве.
Порядок для списания при недостаче, обнаруженной путем проведения инвентаризации:
- вынесение внутреннего локального акта от имени руководителя,
- списание цены остатка средств производства, реальной стоимости конечной продукции, рыночной стоимости товаров (осуществляется через кредитно-дебетовый перевод по счету 94 «Нехватка и убытки от порчи товарно-материальных ценностей») и трат на транспортные перевозки работников, осуществивших плановую или внеплановую проверку,
- проверка соответствия суммы расходов с пределами установленных нормальных трат предприятия по окончании бухгалтерского расчета.
Если по итогам получится так, что сумма составит меньше суммы нормальной убыли в организации, она будет отнесена к расходам юридического лица. По окончании этих действий встает вопрос о решении проблем налога на добавленную стоимость. НДС может быть восстановлен или не восстановлен. При его восстановлении определенная цена будет отражена по дебету в кредит.
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.
Варианты учета и проводка
«Закрыть глаза на излишек не выйдет, необходимо его отображение и проводка должным образом. Первым делом после инвентаризации, которая выявила излишки, комиссия, осуществляющая подсчет материальных ценностей, изучает сформированные отчеты. На этом этапе предпринимаются попытки найти причины возникновения излишков.
Важно! Именно инвентаризационная комиссия определяет, как для проводок показать несоответствие.
Существуют такие варианты проводок:
- Пересортица. Если по одной позиции выявлен излишек, а по другой равная ему недостача, то происходит взаимозачет. Это самое простое решение, но стоимость недостачи должна быть равной стоимости излишка.
- Когда объем излишков меньше, чем недостача, разница списывается с виновных или ответственных лиц.
- Оприходование по рыночным ценам и отражение в финансовом результате. Проводка выглядит как запись на кредит в «Прочие доходы». Оприходование происходит с учетом цены товара в накладной или если ее нет, то по рыночной цене. Для осуществления подобных проводок нужен приказ руководителя.